ระบบการทำงานทำงานในปัจจุบันจะสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีนั้น  จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารต่างๆมากมาย   และหลายครั้งทีพบว่า  การปฏิบัติงานเกิดความผิดพลาด  ล่าช้า หรือหยุดชะงักด้วยเหตุจากเอกสาร  ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหาย   การค้นหาเอกสารที่ล่าช้าไม่ทันการ   เอกสารไม่สมบูรณ์  และปัญหาอีกมากมายจากระบบเอกสารไม่ดีทำให้เสียทั้งเวลา และค่าใช้จ่าย อันเป็นผลกระทบต่อระบบการทำงานและการบริการที่ดี

          จาการสำรวจและวิเคราะห์พบว่าสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาดังกล่าว เนื่องมาจากผู้ปฏิบัติงานซึ่งทำหน้าที่บริหารและจัดเก็บเอกสารส่วนใหญ่ยังขาดความรู้ในหลักการบริหารและการจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง  การจัดเก็บจึงถือตามประสบการณ์  ความเข้าใจและความสะดวกของแต่ละคนเป็นหลัก  ขาดระบบการจัดเก็บที่จะช่วยค้นหาได้สะดวกรวดเร็ว   และขาดมาตรการควบคุมที่รัดกุม   และยิ่งหากหน่วยงานได้ขยายมากขึ้น  ทำให้เอกสารเพิ่มขึ้นการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานต่างๆ   สลับซับซ้อนมากขึ้น  ปัญหาในการจัดเก็บดังกล่าวก็ยิ่งทวีความรุนแรง   ขาดประสิทธิภาพ  และเกิดปัญหาในการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง