แนะนำหลักสูตร

หลายคนอาจจะเคยใช้ Microsoft Project แค่เพียงการสร้าง Gantt Chart เพื่อให้โปรแกรมแสดงว่างานนั้นจะเสร็จแค่วันไหนเท่านั้น ซึ่งถือว่าเป็นการใช้ความสามารถของโปรแกรมแบบพื้นฐานเท่านั้นเอง ในการใช้โปรแกรม Microsoft Project นั้นหากคุณไม่มีความเข้าใจการทำงานของโปรแกรมอย่างถูกต้องแล้ว คุณจะรู้สึกว่าโปรแกรมนี้ใช้งานยากแต่ในความเป็นจริงแล้วใช้ไม่ยากอย่างที่คิด

ดังนั้นในหลักสูตร Inside Microsoft Project นี้จะอธิบายให้คุณได้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้โปรแกรม Microsoft Project นี้ได้ถูกต้องแบบ Step by Step โดยเริ่มสอนตั้งแต่ระดับพื้นฐานจนถึงระดับสูงเป็นเวลา 2 วัน พร้อมกับตัวอย่างต่างๆ ที่สามารถจะมองเห็นภาพได้อย่างชัดเจน

วัตถุประสงค์ของหลักสูตร

• เข้าใจการทำงานของโปแรกรม Microsoft Project อย่างถูกต้อง
• สามารถที่จะวางแผนงานเริ่มตั้งแต่ การกำหนดวันเริ่มต้นของโครงการ การกำหนดวันหยุดต่างๆ เพื่อให้วันเสร็จคำนวณได้อย่างถูกต้อง
• เข้าใจในการป้อน Task, Resource ต่างๆ และกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง Task และ Resource ได้อย่างถูกต้อง
• สามารถติดตามและ Update ความคืบหน้าของโครงการในลักษณะต่างๆ
• สามารถเปรียบเที่ยบกับแผนงานต้นฉบับและแผนงานจริง
• สามารถที่จะออกรายงานต่างๆ ของโครงการได้ตามความต้องการ
• สามารถที่จะปรับแต่ง หรือค้นหาข้อมูลต่างๆ ในโครงการได้อย่างรวดเร็ว

เนื้อหาหลักสูตร

การสร้าง Project

• องค์ประกอบของส่วนต่างๆ ที่สำคัญของ Microsoft Project
• การสร้าง Project ใหม่
• การกำหนดวันเริ่มต้นของโครงการ
• การกำหนดวันหยุดต่างๆ ของโครงการ
• การสร้างปฏิทินเวลาทำงานของบริษัทเพิ่มเข้าไปในโครงการ

การบริหารและการกับ Task

• การป้อน Task และข้อมูลต่างๆ ของ Task
• การสร้าง Outline และ Relationship ของ Task และการแสดงในรูปแบบหัวข้อ เช่น 1, 1.1 ....
• การสร้าง Relationship ระหว่าง Task เช่น Start to Start, Finish to Start ฯลฯ
• การกำหนดบาง Task แบบต้องรอคอยแล้วจึงทำได้ หรือทำล่วงหน้าก่อนได้
• การกำหนด Constraint ของ Task ว่าต้องเริ่มทำวันไหน หรือห้ามเริ่มก่อนวันไหน ฯลฯ
• การสร้าง Deadline ของ Task
• การป้อน Note ใน Task
• การสร้าง Hyperlink ใน Task เพื่อเปิดข้อมูลต่างๆ เพิ่มเติม

การบริหารและจัดการ Resource

• รูปแบบต่างๆ ของ Resource ใน Microsoft Project
• การป้อนและกำหนดค่าต่างๆ ของ Resource
• การกำหนดปฏิทินการทำงานของแต่ละ Resource
• การ Assign Resource กับ Task
• การแก้ปัญหา Resource OverAllocate

การกำหนดเรื่องค่าใช้จ่าย

• การกำหนดค่าใช้จ่ายทั้งแบบเหมาจ่ายและแบบจ่ายตามจริง
• การกำหนดค่าใช้จ่ายของ Overtime
• การกำหนดค่าใช้จ่ายแบบหลายอัตรา เช่น การปรับค่าจ้างขึ้นในบางช่วงเวลา
• การป้อนค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่ารถ ค่าอาหาร ค่าแท็กซี ฯลฯ

การวิเคราะห์โครงการ

• การตรวจสอบวันสิ้นสุดของโครงการ
• การดูภาพรวมว่าโครงการใช้เวลาทำทั้งหมดกี่วัน กี่ชั่วโมง และค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นเท่าใด
• การตรวจหางานวิกฤตว่างานใดจะกระทบวันวันเสร็จของโครงการ
• การหาจำนววันของงานที่ไม่วิกฤตว่ามีเวลาเหลือมากน้อยแค่ไหน เช่น ในกรณีที่คนทำงานลาออก แล้วต้องหาคนใหม่มาแทน
• การปรับให้โครงการเสร็จทันเวลาที่กำหนดไว้

การบันทึกความก้าวหน้าของโครงการ (Tracking Project)

• การบันทึก Baseline ของโครงการไว้ เพื่อใช้เทียบระหว่างแผนงานที่วางไว้กับความเป็นจริง
• การแสดงเส้น Gantt Chart เปรียบเทียบ Baseline กับ Current
• การ Update ความคืบหน้าของโครงกาว่าเสร็จไปแล้วกี่ %
• การ Update อย่างละเอียด เช่น Actual Start, Actual Finish, Actual Duration, Actual Cost ของแต่ละงานที่ทำจริง
• การปรับเปลี่ยน Reschedule Project ในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น น้ำท่วม ฯลฯ

การปรับแต่งโครงการให้ง่ายต่อการทำงาน

• การจัดเรียงข้อมูลต่างๆ ของโครงการ เช่น ค่าใช้จ่าย หรือระยะเวลาของแต่ละงาน
• การใช้ Filter กรองข้อมูลต่างๆ ในโครงการอย่างรวดเร็ว
• การใช้ Highlight แสดงสีของข้อมูลที่สนใจให้เห็นเด่นชัด
• การปรับแต่ง Field ต่างๆ ใน Microsoft Project
• การสร้าง Table ขึ้นมาใหม่ เพื่อให้แสดงข้อมูลที่ต้องการ
• การ Export ข้อมูลของ Project ไปยัง Excel

การแสดงผลในรูปแบบต่างๆ ของโครงการ

• การใช้ View ต่างๆ ในการแสดงผล เช่น Calendar View, Usage View, Gantt Chart View ฯลฯ
• การสร้าง Combination View เพื่อแสดง 2 View พร้อมกัน เช่น การแสดง Resource Sheet พร้อมกับ Gantt Chart ฯลฯ
• การปรับแต่ง View ต่างๆ
• การสร้าง View ขึ้นเอง
• การใช้งาน Report เพื่อออกรายงานต่างๆ ของ Project
• การปรับแต่ง Report ให้ตรงตามความต้องการ
• การนำเสนอโครงการผ่านทาง PowerPoint

การใช้งาน Multiple Project

• การกำหนดปฏิทินวันหยุดต่าง ของแต่ละไฟล์ Project ให้ปฏิทินโครงการเหมือนกัน โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำทุกครั้ง
• การสร้าง Template ไฟล์ เพื่อใช้สำหรับหลายโครงการ
• การสร้าง Resource Sharing เพื่อแชร์ Resource ให้ใช้งานได้หลาย Project
• การทำ Master Project และ Sub Project
• การลิงก์หลาย Project ไว้ในไฟล์เดียว เพื่อดูภาพรวมของทุก Project ที่ต้องการ