ทำไมองค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร ?? อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือที่สำคัญเจ้าหน้าที่สรรพากร ตรวจสอบเอกสารทางบัญชี กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท หรือหากมีการเคลมเงินเกิดขึ้นต้องหาเอกสารมายืนยัน การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง จากเหตุการณ์เหล่านี้ ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่างๆ เราจะต้องทำอย่างไร เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ อายุทางกฎหมายถึงเมื่อใด เราจึงจะทำลายได้ เราจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์

 

  - เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ และค้นหาได้ง่าย

  - เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้

  - เพื่อการเรียนรู้การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

 

หัวข้อการฝึกอบรม

  - ความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

  - วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

  - เอกสาร หรือ ข้อมูลใด ที่ต้องจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพ

  - หลักการพิจารณาเอกสารขององค์กร

  - ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

  - การดำเนินการและประโยชน์ของการทำ 5 ส.

  - ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล

  - วิธีการในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร การทำดัชนี เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก

  - โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์

  - การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ

  - การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บ(คลังเก็บ)

  - การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายให้ถูกต้อง

  - ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท

  - เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน

  - สรุป ถาม – ตอบ