การบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร
รหัสหลักสูตร: 53559
สัมมนานี้ผ่านไปเรียบร้อยแล้ว
(ถ้ามีจัด ท่านจะได้สิทธิ์ก่อน)
การบริหารงานเอกสารที่ดี สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความสูญเสียเรื่องเวลา ค่าใช้จ่ายแฝง และสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยในการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม
จะเก็บเอกสารไว้ที่ไหน? เหมาะสม ไม่สูญหาย ง่ายต่อการสืบค้น
เพิ่มแฟ้ม เอกสาร ทำอย่างไร? เป็นระเบียบ ไม่ยุ่งยาก
เข้าใจวงจรเอกสาร ระบบ และขั้นตอนการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารเพื่อใช้ในการทำงานจริงอย่างเห็นผล
หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานบริการ และพนักงานขายที่มีเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเลคโทรนิคส์ รวมทั้งเคล็ดลับอื่นๆ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง
วัตถุประสงค์ของหลักสูตร
1.เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเรื่องการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร สู่สำนักงานยุคไร้กระดาษอย่างเป็นระบบ
2.เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้เรื่องการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร สู่สำนักงานยุคไร้กระดาษ อย่างมีประสิทธิภาพ ภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว
1. ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสาร
2. การประเมินปัญหาต่าง ๆ ของการบริหารและจัดเก็บเอกสาร
•ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากร
•ปัญหาด้านระบบ
•ปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมต่างๆ (สถานที่/อุปกรณ์)
3. กิจกรรม Workshop: บทวิเคราะห์และสรุปปัญหากลุ่ม
4.วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร
•ประเภทของเอกสารในการทำงาน
•วงจรการบริหารและจัดเก็บเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด
5.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
•มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
•ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา
•ข้อแนะนำในการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล
6.ความรู้ความเข้าใจเรื่องตู้เก็บเอกสารและแฟ้มจัดเก็บเอกสาร
7. การสร้างระบบควบคุมในการบริหารงานเอกสาร (Document System Control)
8. ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
•การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารก่อนเก็บ
•การวางแผนในการจัดเก็บเอกสารที่ได้ผล
9.วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
•ระบบการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร
•การจัดทำดรรชนีเอกสาร/แฟ้ม (Index)
•การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับ
•การจัดเก็บเอกสารตามเรื่องและวิธีให้สีกำกับกลุ่มเรื่อง
•การจัดระบบการยืมเอกสารเวลาในการเก็บ
10.กิจกรรม Workshop: การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ
11. วิธีการปฏิบัติต่อเอกสาร แฟ้มเอกสาร และ ตู้เอกสาร
12. ความสำคัญของอายุเอกสารและการกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บ
13. ข้อควรปฏิบัติเพิ่มเติมในการจัดเก็บเอกสาร
เวลา 09,00-16.00 น.