จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่นเสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว 

วัตถุประสงค์:

1.เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเรื่องหลักการและเทคนิคการสื่อสารทางจดหมายและอีเมล์ อย่างมีประสิทธิภาพ

2.เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ในการสื่อสารทางทางจดหมายและอีเมล์ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว

3.เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ในการเขียน E-mail เชิงธุรกิจ

เนื้อหาเวลา 09.00-16.00 น.

หัวข้อสัมมนา

1. ความสำคัญและประโยชน์ที่บุคลากรและองค์กรได้รับจากการเขียนจดหมาย หนังสือ เอกสารทางธุรกิจที่ดี และมีประสิทธิภาพ

2. ปัญหาและผลกระทบจากการสื่อสารที่ผิดพลาด คลาดเคลื่อน และไม่เหมาะสม ข้อผิดพลาด!! ที่สร้างความเสียหายอย่างร้ายแรง!!... ในการเขียนจดหมายธุรกิจ

3ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี (ชัดเจน กระชับ สมบูรณ์สุภาพ เป็นระบบเบียบ และมีเสน่ห์)

4. เทคนิคการเขียนเอกสารเชิงธุรกิจ? ที่ผู้เขียนต้องคำนึงถึง หลักการพื้นฐานที่สำคัญของการเขียนเชิงธุรกิจ

- การศึกษาทำความเข้าใจ การจับประเด็นและวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ถูกต้องแม่นยำ

- การวิเคราะห์ประเมิน การสื่อด้วย “การเขียน” (ทางการ, สำคัญ, สื่อสาร, ชัดเจนฯ)

- สิ่งที่ควรคำนึง ก่อนลงมือ ร่างเอกสาร และสาระสำคัญหลัก

- การรวบประเด็นสำคัญ และลำดับข้อความ

- การตรวจทานความถูกต้อง

5. วิธีการใช้ภาษาไทยในการเขียนเชิงธุรกิจที่ “ถูกต้อง กระชับ ทันสมัย”

- รูปแบบ “โครงสร้างประโยค” ที่สมบูรณ์

- การเริ่มต้น การลงท้าย และการจัดการกับองค์ประกอบเชิงทะเบียนเอกสาร และการอ้างอิง

- การใช้คำถูกความหมาย ทันสมัย มีกาละเทศะ สร้างความประทับใจ

- การใช้ “คำเชื่อม” ประโยคให้ถูกต้อง สละสลวย

- การเชื่อมโยงแต่ละ “ย่อหน้า” อย่างสอดคล้อง

6. รูปแบบ และความหมายของการเขียนเชิงธุรกิจแต่ละประเภท

7. เทคนิคการเขียนบันทึกข้อความ (MEMO) เพื่อการติดต่อประสานงานหรือสั่งงาน “ภายใน” องค์กร

- รูปแบบและองค์ประกอบของบันทึกข้อความ (MEMO)

- ลักษณะของบันทึกข้อความ (MEMO) ที่ดี

- หลักการและวิธีเขียนบันทึกข้อความ (MEMO) รูปแบบต่างๆ

8. เทคนิคการเขียนจดหมายธุรกิจ เพื่อการสื่อสาร “ภายนอก” ระหว่าง “ลูกค้ากับองค์กร” หรือ “องค์กรธุรกิจ”

- ลักษณะและขั้นตอนของการเขียนจดหมายธุรกิจที่ดี

- การจัดทำดรรชนีเอกสาร /แฟ้ม (Index)

- การจัดวางรูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจ ให้มีความเหมาะสมกับเนื้อหา

- รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง เหมาะสม มีกาละเทศะ

9. Workshop : ฝึกปฏิบัติการเขียน เพื่อให้ผู้เรียนนาเทคนิคไปใช้ในการเขียนเชิงธุรกิจได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม