ระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 มีการกำหนดเกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศไว้ในข้อกำหนดที่ 7.5 เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรได้พิจารณาเอกสารสารสนเทศที่มีความจำเป็นต่อการมีประสิทธิภาพของระบบการบริหารคุณภาพ โดยพิจารณาขอบเขต และประเภทของกิจกรรมในแต่ละกระบวนการ ความซับซ้อน และความสัมพันธ์ในระหว่างกระบวนการ เพื่อให้มีการสร้างและปรับปรุงเอกสารสารสนเทศที่ทันสมัย ตามข้อกำหนดที่ 7.5.2 ด้วยรูปแบบของเอกสาร ภาษาที่ใช้ การชี้บ่งประเภทและชื่อเอกสาร ชื่อหน่วยงาน หมายเลขอ้างอิง และวันที่ที่มีผลบังคับใช้ รวมถึงการทบทวนและการอนุมัติ ตามความเหมาะสมและเพียงพอ 

นอกจากนี้ระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ยังให้ความสำคัญกับการควบคุมเอกสารตามข้อกำหนดที่ 7.5.3 เพื่อให้มั่นใจว่า เอกสารมีความพร้อม และเหมาะสมกับการใช้งานในสถานที่และเวลา เมื่อมีความจำเป็น เอกสารจะได้รับการป้องกันอย่างเพียงพอจากความสูญเสียการเป็นความลับ จากการใช้งานที่ไม่เหมาะสม หรือจากการสูญเสียความถูกต้อง ดังนั้นการควบคุมเอกสารสารสนเทศตามระบบ ISO 9001:2015 จึงมีความสำคัญอย่างมาก ในอันที่จะต้องดำเนินการอย่างถูกต้องและเพื่อให้มั่นใจว่า เอกสารสารสนเทศในระบบจะต้องมีการแจกจ่าย การเข้าถึง การค้นหา และการใช้งานที่เหมาะสม การจัดเก็บ และการถนอมรักษา รวมถึงการที่จะสามารถอ่านออกได้ การควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสาร การเก็บรักษาและการทิ้งทำลายเอกสาร

ทั้งนี้ระบบการควบคุมเอกสารในระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 นี้ ยังรวมถึงเอกสารสารสนเทศที่มาจากแหล่งภายนอก ซึ่งองค์กรพิจารณาว่ามีความจำเป็นสำหรับการวางแผนและการปฏิบัติงานของแต่ละกระบวนการ ก็ต้องได้รับการชี้บ่งและมีการควบคุมตามความเหมาะสมตามระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 อีกด้วย

วัตถุประสงค์ 

1. เพื่อให้เกิดความเข้าใจถึงความสำคัญของการควบคุมเอกสารในระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 เข้าใจการจัดทำ และการปรับปรุงระบบเอกสารสารสนเทศ ตั้งแต่การกำหนดรหัสเอกสาร การกำหนดรูปแบบเอกสาร วิธีกำหนดชื่อและประเภทเอกสารในระบบ วิธีการชี้บ่งความทันสมัย การปรับปรุงแก้ไขเอกสาร 

2. เพื่อให้สามารถควบคุมเอกสารในระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจในความพร้อมและความเพียงพอ เหมาะสมของเอกสารกับการใช้งานในแต่ละกระบวนการ 

3. เพื่อให้สามารถทำการแจกจ่าย การเข้าถึง การค้นหา การใช้งาน การเก็บรักษาระบบเอกสารสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

4. เพื่อให้สามารถทำการควบคุมเอกสารสารสนเทศในระบบตั้งแต่ การออกเอกสารใหม่ การเปลี่ยนแปลงแก้ไข การยกเลิกเอกสาร และการขอทำลายเอกสารในระบบได้อย่างถูกต้อง เพี่อป้องกันมิให้เกิดความสับสนหรือความเสียหายที่อาจเกิดจากการควบคุมเอกสารที่ไม่ดีเพียงพอ 

หลักสูตรนี้เหมาะกับ 

1. DCC เจ้าหน้าที่ดูแลระบบเอกสาร, เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร 

2. QMR ตัวแทนฝ่ายบริหารมือใหม่ หรือ QMR ที่ต้องการทบทวนเคล็ดลัยการควบคุมเอกสารสารสนเทศ ให้มีประสิทธิภาพ 

3. หัวหน้าฝ่าย, หัวหน้าแผนกของแต่ละหน่วยงาน 

4. ผู้บริหาร, ผู้จัดการฝ่าย, ผู้จัดการแผนก

บทที่ 1: หลักการบริหารงานคุณภาพของระบบ ISO 9001:2015 

· Timeline ของระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9001:2015 

· หลักพื้นฐานของระบบบริหารงานคุณภาพ Quality Management Principle 

· วงจร PDCA กับระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9001:2015 

บทที่ 2: ข้อกำหนดของระบบ ISO 9001:2015  

· บริบทขององค์กร Context of the Organization 

· ความเป็นผู้นำ Leadership 

· การวางแผน Planning 

· การสนับสนุน Support 

· การปฏิบัติการ Operation 

· การประเมินสมรรถนะ Performance Evaluation 

· การปรับปรุง Improvement 

บทที่ 3: ระบบเอกสารสารสนเทศ Documented Information 

· ความสำคัญและความจำเป็นของระบบเอกสารสารสนเทศ 

· ประเภทของเอกสารสารสนเทศในระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 

· หลักการในการกำหนดประเภทเอกสารสารสนเทศที่เหมาะสม เพื่อป้องกันความสับสน 

· เทคนิคในการกำหนดรหัสเอกสารสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ 

บทที่ 4: หลักการจัดทำระเบียบปฏิบัติงาน Procedure ที่ถูกต้อง 

· ระเบียบปฏิบัติงาน Procedure คืออะไร 

· องค์ประกอบสำคัญของระเบียบปฏิบัติงาน Procedure ที่ต้องมี 

· เทคนิคในการจัดทำระเบียบปฏิบัติงาน Procedure ที่ถูกต้อง 

· เคล็ดลับในการจัดทำระเบียบปฏิบัติงาน Procedure ที่มีประสิทธิภาพ 

· ปัจจัยหลักและประเด็นที่ต้องทบทวน Procedure ก่อนอนุมัติใช้ 

· Workshop #1: จัดทำ ระเบียบปฏิบัติงานของกระบวนการหลักในองค์กร 

บทที่ 5: เทคนิคการจัดทำวิธีปฏิบัติงาน Work Instruction ที่ถูกต้อง 

· วิธีปฏิบัติงาน Work Instruction คืออะไร 

· องค์ประกอบสำคัญของวิธีปฏิบัติงาน Work Instruction 

· เทคนิคในการจัดทำวิธีปฏิบัติงาน Work Instruction ที่ถูกต้อง 

· เคล็ดลับในการจัดทำวิธีปฏิบัติงาน Work Instruction ที่มีประสิทธิภาพ 

· ปัจจัยหลักและประเด็นที่ต้องทบทวน Work Instruction ก่อนอนุมัติใช้ 

· Workshop #2: จัดทำ วิธีปฏิบัติงานของกระบวนการหลักในองค์กร 

บทที่ 6: เทคนิคการกำหนดแบบฟอร์ม Form ที่ถูกต้องเหมาะสม 

· อะไรคือแบบฟอร์มในระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 

· เทคนิคในการจัดทำและกำหนดแบบฟอร์ม Form ที่ถูกต้องและเหมาะสม 

· เคล็ดลับในการเชื่อมโยงแบบฟอร์มกับ Procedure และ Work Instruction 

บทที่ 7: เคล็ดลับในการควบคุมเอกสารสารสนเทศ 

· เทคนิคในการจัดทำ Master Lists ที่ถูกต้อง 

· เทคนิคในการจัดทำบัญชีผู้ครอบครองเอกสาร Holder Lists ที่ดี 

· เทคนิคในการ update เอกสารสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ  

บทที่ 8: เทคนิคการเปลี่ยนแปลงแก้ไขและยกเลิกเอกสารสารสนเทศโดยใช้ใบ DAR 

· อะไรคือ ใบ DAR 

· เมื่อไหร่ที่ต้องใช้ใบ DAR 

· ขั้นตอนการใช้ใบ DAR 

· เมื่อออกใบ DAR แล้ว ใครต้องทำอะไรต่อ 

· อะไรคือ Outcome ของใบ DAR 

บทที่ 9: เทคนิคการกำหนดตารางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO 9001:2015 

· ตารางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO 9001:2015 คืออะไร 

· ประโยชน์ที่ต้องมีการจัดทำตารางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO 9001:2015 

· เทคนิคการกำหนดตารางควบคุมเอกสารที่ถูกต้องตามระบบ ISO 9001:2015 

บทที่ 10: เทคนิคในการขอทำลายเอกสารสารสนเทศในระบบ ISO 9001:2015 

· สาเหตุที่ต้องมีการขอทำลายเอกสารสารสนเทศในองค์กร 

· ประเภทของเอกสารสารสนเทศที่ต้องมีการขอทำลาย 

· เทคนิคและขั้นตอนในการขอทำลายเอกสารสารสนเทศในระบบ 

· แนวทางปฏิบัติจริงในการทำลายเอกสารสารสนเทศ 

· ปัญหาที่พบบ่อยและแนวทางแก้ไขปัญหาในการขอทำลายเอกสารสารสนเทศ 

บทที่ 11: เคล็ดลับการควบคุมเอกสาร ตามระบบ ISO 9001:2015 ที่ยั่งยืน 

· ปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการควบคุมเอกสารสารสนเทศในระบบ 

· เคล็ดลับสู่การควบคุมเอกสารตามระบบ ISO 9001:2015 ที่ยั่งยืน 

บทที่ 12: กลยุทธการควบคุมเอกสาร ตามระบบ ISO 9001:2015 ในยุคดิจิตอล 

· แนวทางการวางกลยุทธการควบคุมเอกสารให้ทันโลกยุคดิจิตอล 

· หัวใจสำคัญ และ Key Success ในการควบคุมเอกสารด้วยสื่อโซเชียล 

· เคล็ดลับการเตรียมความพร้อมสำหรับการควบคุมเอกสารใน version ใหม่ 

ระยะเวลาการฝึกอบรม (Time) 

· หลักสูตร ONLINE 3 ชั่วโมง เวลา 13.00 – 16.00 น. 

รูปแบบการการอบรม (Methodology)

1. Zoom Online Meeting บรรยาย พร้อมยกตัวอย่างกรณีศึกษา สนทนาและตอบข้อซักถาม 

2. เอกสารประกอบการบรรยายจะจัดส่งเป็นไฟล์ PDF ให้ก่อนวันอบรม 2-3 วัน