Excel ในงาน HR
รหัสหลักสูตร: 58291
สัมมนานี้ผ่านไปเรียบร้อยแล้ว
(ถ้ามีจัด ท่านจะได้สิทธิ์ก่อน)
การเรียนรู้ MS Excel โดยศึกษาลึกลงไปในแต่ละลักษณะงาน จะยิ่งทำให้เกิดการพัฒนาระบบงานปัจจุบันให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการออกแบบระบบงานที่เป็นอัตโนมัติ ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ได้กับหลากหลายลักษณะงาน งานบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือ Human Resource Management : HR เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ตั้งแต่การวางแผนกำลังคน การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรมและพัฒนาศักยภาพ การประเมินผลการปฏิบัติงาน การบริหารค่าตอบแทน และระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) ซึ่งทั้งหมดนี้ ในปัจจุบันสามารถใช้ไอทีเข้าไปแทรกได้ในทุกกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเฉพาะงาน หรือการประยุกต์ใช้ MS Excel
หลักสูตรนี้ผู้เข้าอบรมจะได้เห็นตัวอย่างของการประยุกต์ใช้ MS Excel ในงาน HR ได้เห็นตัวอย่างของการสร้างเงื่อนไขการคำนวณ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามฟังก์ชันของงาน HR เรียนรู้การเขียนสูตรคำนวณ ที่ผู้เรียนอาจจะพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า “Excel ทำแบบนี้ได้ด้วยเหรอ?” ฝึกปฏิบัติจริงกับตัวอย่างลักษณะต่างๆ ภายใต้การแนะนำของวิทยากรและทีมงาน
คำถามที่หลักสูตรนี้ มีคำตอบ
บริษัทมีพนักงานเพียงไม่กี่คน ไม่อยากเสียเงินซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป จึงต้องการใช้ Excel ซึ่งมีอยู่แล้ว เพื่อการจัดการฐานข้อมูลพนักงาน ไม่ทราบว่าจะทำได้หรือไม่? อย่างไร?
ต้องการที่จะนำเสนอข้อมูลแบบสรุปให้กับผู้บริหาร แต่เงื่อนไขตัวเลขมักจะเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยๆ จะมีวิธีใดบ้างที่ให้ Excel สรุปข้อมูลโดยอัตโนมัติ เมื่อเงื่อนไขตัวเลขเปลี่ยนแปลงไป
เพียงแค่พิมพ์รหัสพนักงานลงไป แล้วต้องการให้ Excel แสดงรายละเอียดข้อมูลของพนักงานออกมาได้หรือไม่?
ต้องการให้แสดงอายุงาน ณ วันปัจจุบันโดยอัตโนมัติ ทุกครั้งเมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาได้หรือไม่?
จะทำอย่างไร? ถ้าต้องออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานครั้งละหลายๆ คน โดยไม่เสียเวลา
มีแบบฟอร์มที่ใช้งานบ่อยๆ เป็นจำนวนมาก ซึ่งต้องเสียเวลามาสร้างใหม่ทุกครั้ง จะทำอย่างไรดีเพื่อลดเวลาและความยุ่งยากตรงนั้น
ทราบว่า Excel มีความสามารถในการคำนวณที่เยี่ยมยอด แต่เขียนหลักสูตรคำนวณไม่เป็น เคยซื้อหนังสือมาอ่าน แต่ไม่มีตัวอย่างที่ตรงกับงานของ HR เลย
มีข้อมูลเดิมที่ทำด้วย Excel ซึ่งเก็บชื่อและนามสกุลของพนักงานอยู่ในช่องเดียวกัน ต้องการที่จะแยกออกจากกันเป็นคนละคอลัมน์ แต่มีรายชื่อพนักงานหลายร้อยคน จะมีวิธีไหนบ้างที่จะทำได้เร็วกว่าการมาพิมพ์ใหม่ทีละคน
เจ้าหน้าที่คนเก่าได้ทำการเก็บข้อมูลพนักงานแบบแยกแยะละเอียดมาก เช่น ชื่อ นามสกุล บ้านเลขที่ ถนน อำเภอ จังหวัด ฯลฯ แต่ต้องการที่จะให้ข้อมูลรวมกัน เช่น ชื่อกับนามสกุล บ้านเลขที่กับถนน อำเภอกับจังหวัด เพื่อประหยัดเนื้อที่เวลาพิมพ์ซองจดหมายจะทำได้อย่างไร
และอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งคำถามต่างๆ เหล่านี้ คุณจะได้พบคำตอบ พร้อมทั้งตัวอย่างจริง ที่คุณสามารถทดลอง และนำกลับไปใช้ในการทำงานของคุณได้
เรียนรู้ความสามารถโดยรวมของโปรแกรม Excel
การเขียนสูตร และข้อพึงพิจารณาในการเขียนสูตรคำนวณใน Excel
ลำดับความสำคัญในการคำนวณของ Excel
ฟังก์ชันพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการใช้ Excel ในงาน HR
o กลุ่มฟังก์ชันด้านวันที่และเวลา
วันที่ เช่น DATE, YEAR, MONTH, DAY, WEEKDAY, TODAY
เวลา เช่น TIME, HOUR, MINUTE, NOW
o กลุ่มฟังก์ชันด้านข้อความและตัวอักษร
ค้นหาและแทนที่ข้อความ เช่น FIND, SEARCH, SUBSTITUTE
ดึงอักขระบางส่วนออกจากข้อความ เช่น LEFT, RIGHT, MID
o กลุ่มฟังก์ชันด้านคณิตศาสตร์และคำนวณ
หาผลรวม เช่น SUM, SUMIF, SUMPRODUCT
จำนวนเต็มและทศนิยม เช่น INT, CEILING, FLOOR, ROUND
o กลุ่มฟังก์ชันด้านการค้นหาและอ้างอิง
ค้นหาข้อมูล เช่น VLOOKUP, INDEX, MATCH
การอ้างอิงตำแหน่งข้อมูล เช่น ROW, ROWS, COLUMN, COLUMNS
o กลุ่มฟังก์ชันด้านสถิติ
การนับจำนวน เช่น COUNT, COUNTA, COUNTIF
การจัดลำดับ เช่น MAX, MIN, LARGE, SMALL, AVERAGE
การหาผลรวม และการนับจำนวน แบบมีเงื่อนไข (1 เงื่อนไข หรือมากกว่า 1 เงื่อนไข)
ข้อมูลประเภทวันที่และเวลาใน Excel และการคำนวณเกี่ยวกับวันที่และเวลา
การสร้างตารางฐานข้อมูลพนักงานเบื้องต้น
ฝึกปฏิบัติ (Workshop) o การสร้างตารางการแจ้งเตือน เมื่อครบกำหนดทดลองงาน
o การหาอายุงานแบบอัตโนมัติ และสิทธิวันลาพักผ่อนประจำปีตามอายุงาน
o การคำนวณหาระยะเวลาทำงาน มาสาย กลับก่อน และค่าล่วงเวลา
o การสร้างเงื่อนไขในการคำนวณ (IF-Conditional)
o การสร้างรายการเลือก (List)
o การทำแบบฟอร์มใบสลิปเงินเดือน และการเชื่อมโยงข้อมูลจากฐานข้อมูล
o การทำจดหมายเชิญสัมภาษณ์งาน, หนังสือเตือน หรือหนังสือรับรอง ด้วย Mail Merge
o ฯลฯ
แนะนำตัวอย่าง การใช้ Excel ในการบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ
แนะนำตัวอย่าง การสร้างรายงานสรุปประจำเดือน (HRIS Monthly Report)
ฯลฯ