การจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์
รหัสหลักสูตร: 62837
สัมมนานี้ผ่านไปเรียบร้อยแล้ว
(ถ้ามีจัด ท่านจะได้สิทธิ์ก่อน)
การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management – Council, Inc ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 % และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 % และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการ ผลการสำรวจเมื่อปี 2012 แสดงให้เห็นว่าการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based) และนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมืออาชีพ
วัตถุประสงค์
1.ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
2.ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์
สอนสดออนไลน์ผ่านทาง Zoom
Module # 1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)
วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพ
ระบบการจัดทำดัชนี และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล
Module # 2 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์
เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน
แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)
ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบสากล
การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายให้ถูกต้อง
Workshop