ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ? การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานมากมายในการทำงานตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ นั้นคือลูกค้า คนสำคัญขององค์กร และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่างๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ในยุคดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็ดแบบดิจิทัล หรือ E-Document การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management – Council, Inc ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60% เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30% เอกสารทำลาย 10% และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16% เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23% เอกสารทำลาย 61% และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการ ผลการสำรวจเมื่อปี 2012 แสดงให้เห็นว่าการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based) และนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมืออาชีพ

วัตถุประสงค์

1. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ 

2. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

หัวข้อการอบรม

Module # 1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management) 

§ วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร 

§ ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร 

§ เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพ 

§ ระบบการจัดทำดัชนี และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล 

Module # 2 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ 

§ ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์ 

§ เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน 

§ แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์) 

§ ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ 

§ การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร 

§ การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบสากล 

§ การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายให้ถูกต้อง 

Workshop 

สรุป ถามตอบ 

ระยะเวลาการฝึกอบรม (Time) หลักสูตร ONLINE 3 ชั่วโมง เวลา 13.00 - 16.00 น.

รูปแบบการการอบรม (Methodology)

1. Zoom Online Meeting บรรยาย พร้อมยกตัวอย่างกรณีศึกษา สนทนาและตอบข้อซักถาม 

2. เอกสารประกอบการบรรยายจะจัดส่งเป็นไฟล์ PDF ให้ก่อนวันอบรม 2-3 วัน 

กลุ่มเป้าหมาย พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ธุรการ สำนักงาน