หลักสูตร การบริหารจัดการโครงการด้านการจัดซื้อและจัดหาด้วย Microsoft Project (Purchasing & Procurement Management with Microsoft Project)

      การจัดซื้อและจัดหา (Purchasing & Procurement) เป็นกระบวนการสำคัญที่มีผลโดยตรงต่อ ต้นทุน คุณภาพ ระยะเวลา และความต่อเนื่องของการดำเนินงานโครงการ การบริหารจัดซื้อจัดหาที่มีประสิทธิภาพจึงจำเป็นต้องมีการวางแผนและควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การกำหนดความต้องการ การจัดทำแผนจัดซื้อ การคัดเลือกและประเมินผู้ขาย การขอใบเสนอราคา การเจรจาต่อรอง การออกคำสั่งซื้อ การติดตามการส่งมอบ ตลอดจนการตรวจรับสินค้าและปิดงานจัดซื้อ

      Microsoft Project เป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการบริหารโครงการ โดยสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการจัดทำ Procurement Schedule, Work Breakdown Structure (WBS), Task & Milestone, Dependency, Duration, Resource Planning และ Baseline เพื่อให้ผู้รับผิดชอบสามารถมองเห็นภาพรวมของแผนงานจัดซื้อจัดหา และสามารถติดตามความก้าวหน้าของแต่ละกิจกรรมได้อย่างชัดเจน

      การนำ Microsoft Project มาใช้กับงานจัดซื้อและจัดหายังช่วยให้สามารถเชื่อมโยงกิจกรรมระหว่าง ฝ่ายจัดซื้อ ผู้ใช้งาน คลังสินค้า ผู้ขาย และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทำให้สามารถวางแผนระยะเวลาการจัดซื้อให้สอดคล้องกับกำหนดการของโครงการ รวมถึงช่วยตรวจสอบความล่าช้า วิเคราะห์ผลกระทบจากการส่งมอบที่ไม่เป็นไปตามแผน และกำหนดแนวทางแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

      นอกจากนี้ การใช้ข้อมูลจริงในการติดตาม Planned vs. Actual, Procurement Lead Time, Delivery Status, Cost และ Resource Utilization จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลรองรับ ลดความเสี่ยงจากการจัดซื้อไม่ทันเวลา ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น และป้องกันปัญหาวัสดุหรือสินค้าที่ไม่พร้อมใช้งานต่อโครงการ

      ดังนั้น การบริหารจัดการโครงการด้านการจัดซื้อและจัดหาด้วย Microsoft Project จึงเป็นแนวทางที่ช่วยยกระดับการจัดซื้อจากการทำงานเชิงธุรกรรมไปสู่ การบริหารจัดซื้อเชิงโครงการ (Project-based Procurement) โดยมุ่งเน้นการวางแผน การประสานงาน การติดตามควบคุม และการใช้ข้อมูลเพื่อให้การจัดซื้อจัดหาสามารถส่งมอบ สินค้าและบริการได้ถูกต้อง ถูกเวลา ถูกต้นทุน และตรงตามคุณภาพที่กำหนด พร้อมสนับสนุนให้โครงการบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์

      1.       เข้าใจหลักการบริหารโครงการด้านการจัดซื้อและจัดหา ตั้งแต่การวางแผนจนถึงการส่งมอบและปิดโครงการ

      2.       สามารถจัดทำแผนงานจัดซื้อจัดหาใน Microsoft Project โดยกำหนด WBS, Tasks, Milestones, Duration และ Dependencies ได้อย่างเป็นระบบ

      3.       สามารถวางแผนและจัดสรรทรัพยากร ได้แก่ บุคลากร งบประมาณ วัสดุ และผู้จัดจำหน่าย ให้เหมาะสมกับแผนโครงการ

      4.       สามารถกำหนดและควบคุมระยะเวลาการจัดซื้อจัดหา รวมถึงติดตาม Procurement Lead Time และกำหนด Critical Activities ที่มีผลต่อโครงการ

      5.       สามารถติดตามและควบคุมความก้าวหน้าของโครงการจัดซื้อจัดหา โดยเปรียบเทียบ Planned vs. Actual และ วิเคราะห์ความล่าช้า ต้นทุน และผลกระทบต่อโครงการ

      6.       สามารถประยุกต์ใช้ Microsoft Project เพื่อบริหารความเสี่ยงและปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดหา เพื่อให้ส่งมอบได้ตามเวลา งบประมาณ คุณภาพ และเป้าหมายของโครงการ

     •      บทบาทของ Procurement ในการบริหารโครงการ

     •      Procurement Process และ Procurement Cycle

     •      การกำหนด Scope, Deliverables, Milestones และ Procurement Strategy

     •      การเชื่อมโยงแผนจัดซื้อกับแผนงานหลักของโครงการ

2.การจัดทำ Procurement Schedule ด้วย Microsoft Project

     •      การสร้าง Project และกำหนด Project Calendar

     •      การสร้าง WBS, Tasks, Milestones และ Duration

     •      การกำหนด Task Dependencies และ Procurement Lead Time

     •      การสร้าง Network Diagram และตรวจสอบ Critical Path

3.การวางแผนทรัพยากรและต้นทุนสำหรับงานจัดซื้อจัดหา

     •      การกำหนด Resources และ Resource Calendar

     •      การวางแผนบุคลากร งบประมาณ และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง

     •      การกำหนด Cost และ Budget

     •      การวิเคราะห์ Resource Over-allocation และ Cost Variance

4.การบริหาร Supplier, Lead Time และความเสี่ยงในโครงการจัดซื้อ

     •      การวางแผน Supplier Selection และ Supplier Evaluation

     •      การวิเคราะห์ Procurement Lead Time

     •      การระบุ Procurement Risk และ Risk Response

     •      การวิเคราะห์ผลกระทบจาก Supplier Delay ต่อ Critical Path

5.การติดตามและควบคุมโครงการจัดซื้อจัดหา (Project Monitoring & Control)

     •      การจัดทำ Baseline

     •      การบันทึก Actual Start, Actual Finish และ Actual Cost

     •      การเปรียบเทียบ Planned vs. Actual

     •      การวิเคราะห์ Schedule Variance และ Cost Variance

     •      การปรับปรุงแผนงานเมื่อเกิดความล่าช้า

6.การประยุกต์ใช้ Microsoft Project เพื่อบริหาร Procurement Performance

     •      การวิเคราะห์ Critical Activities และ Critical Path

     •      การจัดทำ Procurement Dashboard และรายงานความก้าวหน้า

     •      การวิเคราะห์ KPI เช่น On-Time Delivery, Lead Time และ Procurement Cost

     •      การสรุปสถานะโครงการเพื่อการตัดสินใจของผู้บริหาร

     •      Workshop 6: จัดทำ Procurement Project Dashboard & Management Report จากข้อมูลโครงการจริง และนำเสนอแนวทางปรับปรุงประสิทธิภาพ

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร