การร่วมประชุมกันเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและความคิดเห็น รวมทั้งแก้ปัญหาและตัดสินใจร่วมกัน  การประชุมจะเกิดผล ก็ต้องมีการเขียนรายงานการประชุม  เพื่อบันทึกสิ่งต่างๆ  ที่ได้ตกลงกันในที่ประชุมและส่งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด  เพื่อกันลืมและเตือนว่า ใครจะต้องทำอะไรให้แล้วเสร็จตามที่ได้รับมอบหมายไป

      การจะเขียนรายงานการประชุมได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิผลนั้น ต้องอาศัยทักษะการฟังอย่างตั้งใจ การสรุปจับประเด็นสำคัญในแต่ละหัวข้อ  หรือวาระที่มีการพูดคุยกัน  และการถ่ายทอดประเด็นสำคัญเหล่านั้นเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างถูกต้องและกระชับ  ถ้าปราศจากทักษะในเรื่องเหล่านี้หรือมีบางทักษะเท่านั้น อาจทำให้ไม่อยากเขียนรายงานการประชุม

วัตถุประสงค์

     1. เพื่อฝึกทักษะในการฟังจับประเด็น  และสรุปสาระสำคัญในการประชุมได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน กระชับและตรงประเด็น

     2. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้ ความเข้าใจถึงความสำคัญ และประโยชน์ของการเขียนรายงานการประชุม

     3. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้  ความเข้าใจหลักในการจัดทำวาระการประชุม

     4. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบและเทคนิคของการเขียนรายงานการประชุมที่ถูกต้อง

     5. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้รับจากการอบรมไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

หัวข้อหลักสูตร  (Course outlines)

      1. วงจรการบริหาร  “การประชุม”  ที่มีประสิทธิผล  (Effective  Cycle  of  “Meeting  Administration   Management)

      2. บทบาทหน้าที่ของผู้จดบันทึก  (Minutes’ taker  duty)

      3. ทักษะการจดบันทึก  (Powerful  techniques for minute taking)

      4. หลักการในการจัดทำ “วาระการประชุม” (Preparation of    effective  “Agenda”)

      5. หลักการในการจัดทำ “รายงานการประชุม” (Producing  Informative  “Minutes  of  Meeting”)

      6. กรณีฝึกปฏิบัติ  (Group Case Study Exercises)  “Agenda”  and  “Minutes  of  Meeting”

      7. การนำเสนอผลงานกลุ่ม (Group Presentation)

      8.  ประเมินผล  (Key points evaluation & correction)

      9.  สรุป คำถาม – คำตอบ  (Q & A  and wrap- up)