การบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร
รหัสหลักสูตร: 20243
สัมมนานี้ผ่านไปเรียบร้อยแล้ว
(ถ้ามีจัด ท่านจะได้สิทธิ์ก่อน)
ระบบการทำงานทำงานในปัจจุบันจะสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีนั้น จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารต่างๆมากมาย และหลายครั้งทีพบว่า การปฏิบัติงานเกิดความผิดพลาด ล่าช้า หรือหยุดชะงักด้วยเหตุจากเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหาย การค้นหาเอกสารที่ล่าช้าไม่ทันการ เอกสารไม่สมบูรณ์ และปัญหาอีกมากมายจากระบบเอกสารไม่ดีทำให้เสียทั้งเวลา และค่าใช้จ่าย อันเป็นผลกระทบต่อระบบการทำงานและการบริการที่ดี
จาการสำรวจและวิเคราะห์พบว่าสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาดังกล่าว เนื่องมาจากผู้ปฏิบัติงานซึ่งทำหน้าที่บริหารและจัดเก็บเอกสารส่วนใหญ่ยังขาดความรู้ในหลักการบริหารและการจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง การจัดเก็บจึงถือตามประสบการณ์ ความเข้าใจและความสะดวกของแต่ละคนเป็นหลัก ขาดระบบการจัดเก็บที่จะช่วยค้นหาได้สะดวกรวดเร็ว และขาดมาตรการควบคุมที่รัดกุม และยิ่งหากหน่วยงานได้ขยายมากขึ้น ทำให้เอกสารเพิ่มขึ้นการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานต่างๆ สลับซับซ้อนมากขึ้น ปัญหาในการจัดเก็บดังกล่าวก็ยิ่งทวีความรุนแรง ขาดประสิทธิภาพ และเกิดปัญหาในการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง
http://www.trainingbymotiva.com/default.asp?content=contentdetail&id=5327
ความจำเป็นและเป้าหมายของการบริหารงานเอกสาร
องค์ประกอบสำคัญของการบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร
๏ วิเคราะห์วงจรของการบริหารงานเอกสาร
กรณีศึกษา: ปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดเก็บเอกสาร
การจัดประเภทเอกสาร
ระบบการจัดเก็บเอกสาร
๏ มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
๏ ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา
ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
๏ การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารก่อนเก็บ
๏ การวางแผนในการจัดเก็บเอกสารที่ได้ผล
¬ การตรวจ ¬ การทำดัชนี
¬ การทำรหัส ¬ การอ้างอิง
¬ การจำแนกประเภท ¬การเก็บเอกสาร
ระบบการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร
การจัดระบบการยืมเอกสาร
การจัดทำคู่มือการจัดเก็บเอกสาร
การโอนเอกสารและการทำลายเอกสาร
๏ ความสำคัญของอายุเอกสาร
และการกำหนดระยะเวลาในการเก็บ