หลักสูตร เทคนิคการจัดทำรายงานและการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ (Reporting Writing & Presentation Techniques)

หลักการและเหตุผล

          การทำรายงานผลการปฏิบัติงานถือเป็นอีกบทบาทหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงานที่จะต้องรายงานผลหรือนำเสนอให้กับผู้บังคับบัญชาทราบหรือหัวหน้างาน ซึ่งอาจเป็นการสรุปงานโครงการที่ได้รับมอบหมาย หรือสรุปผลการปฏิบัติงานรายสัปดาห์ รายเดือนขึ้นอยู่กับสิ่งที่หัวหน้ามอบหมายหรือข้อตกลงการทำงานร่วมกัน และการจัดทำรายงานที่ดี หัวหน้าควรเห็นรายงานและตัดสินใจหรือรายงานนั้นควรดูง่าย การใช้สำนวนการเขียนเข้าใจง่าย หรือต้องพูดรายงานหรือนำเสนอให้หัวหน้าเข้าใจในรายงาน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายผลิตหรือส่วนงานอื่น ๆ การรายงานผลการปฏิบัติงานในปัญหาที่เกิดขึ้น พร้อมแนวทางการแก้ไข การจัดทำข้อมูลรูปแบบการรายงาน ซึ่งเป็นการสื่อสารอย่างหนึ่งในบทบาทหน้าที่ของตนเอง ซึ่งบางครั้งการรายงานผลนั้น หัวหน้างานอาจต้องนำข้อมูลไปรายงานต่อกับผู้บังคับบัญชาอีกขั้นหนึ่ง นั้นก็คือก่อนจะนำไปเสนอก็ต้องมีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน ข้อมูลน่าเชื่อถือ ความมั่นใจในการเก็บข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์แนวทางแก้ไขปัญหา หรือการตัดสินใจที่จะให้ผู้บริหารรับทราบในการปฏิบัติงานของทีม

          หลักสูตรนี้ออกแบบเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถนำไปปรับใช้กับการรายงานผลการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง การนำเสนอที่เหมาะสม เข้าใจง่ายเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายของการทำงานและองค์กร

Module 1 วิธีการจัดเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง

     • ความเข้าใจบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของตนเองในการเก็บข้อมูลที่น่าเชื่อถือ

     • ความสำคัญของที่มาของข้อมูลในแต่ละงานของตนเอง

     • ความตระหนักใจการเก็บข้อมูลของงานที่ถูกต้อง

     • วิธีการจัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสมกับงาน การบริหารเอกสารที่จัดเก็บในยุคดิจิทัลให้มีประสิทธิภาพ

     • การวิเคราะห์ข้อมูลจากฐานข้อมูลเพื่อนำมาจัดทำรายงานที่ไม่ซับซ้อน และมีความถูกต้องของข้อมูล

Module 2 การจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานและการนำเสนอที่เหมาะสม

     • ความสำคัญ ความหมายของการจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานของตนเองเพื่อนำเสนอหัวหน้างาน

     • การทำรายงานตามแบบฟอร์มต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน การสรุปในรูปแบบง่ายไม่ซับซ้อน

     • เข้าใจการออกแบบในรูปแบบรายงานต่าง ๆ เช่น กราฟ ตารางสถิติ วิธีการเขียน รูปแบบการเขียนเพื่อรายงานผลการปฏิบัติงานที่ดีเหมาะสมกับการใช้งาน เข้าใจง่าย กับผู้บังคับบัญชา

     • อุปสรรค-ปัญหาของการสื่อสารของการนำเสนอการปฏิบัติงาน หรือการเขียนรายงานผลการปฏิบัติงานกับผู้บังคับบัญชา

     • เทคนิควิธีการสื่อสาร การนำเสนอกับหัวหน้างานหรือผู้บังคับบัญชา (การอธิบายรายงาน เคล็ดลับการใช้คำพูดในการสื่อสารรายงานที่เหมาะสม)

     • สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชา

     • การจับประเด็น และสรุปผลการประชุม

     • ผู้เข้าอบรมฝึกการพูดในการนำเสนอ (วิทยากรให้คำแนะนำ)

     • ฝึกปฏิบัติ (workshop)

สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม-ตอบ