หลักสูตร การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลด้วย 3 เทคนิคของญี่ปุ่น (3 Japanese Techniques in Improving Personal Productivity)

หลักการและเหตุผล

    ในสภาพแวดล้อมการทำงานยุคปัจจุบันที่เต็มไปด้วยความเร่งรีบและการแข่งขัน องค์กรต่างมุ่งหวังให้พนักงานสามารถสร้างผลงานได้มากขึ้นภายในเวลาที่จำกัด อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่พบโดยทั่วไปคือการบริหารเวลาไม่เป็นระบบ การทำงานซ้ำซ้อน การขาดความเป็นระเบียบ และการไม่สามารถมองเห็นภาพรวมของงานได้อย่างชัดเจน ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง แม้ว่าพนักงานจะใช้เวลาในการทำงานเท่าเดิมก็ตาม

    แนวคิดและเทคนิคจากประเทศญี่ปุ่น เช่น 5S, Mieruka (Visual Management) และการบริหารเวลาด้วยเครื่องมือที่เป็นระบบ ถือเป็นแนวทางที่ได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลายในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งในระดับบุคคลและองค์กร เนื่องจากเป็นแนวคิดที่เรียบง่าย ปฏิบัติได้จริง และเน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

    หลักสูตรนี้จึงมุ่งเน้นให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้และฝึกปฏิบัติผ่านเครื่องมือที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการทำงาน ลดความสูญเสียที่ไม่จำเป็น และสร้างวินัยในการทำงานอย่างยั่งยืน

วัตถุประสงค์

    1.     เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจหลักการและแนวคิดของเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบญี่ปุ่น (5S, Mieruka และการบริหารเวลา) อย่างเป็นระบบ

    2.     เพื่อพัฒนาทักษะในการจัดระเบียบงานและสภาพแวดล้อมการทำงาน เพื่อลดความสูญเสียและเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน

    3.     เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถมองเห็นปัญหาและสถานะของงานได้อย่างชัดเจนผ่านเครื่องมือ Visual Management และนำไปสู่การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ

    4.     เพื่อเสริมสร้างทักษะการวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritization) เพื่อเพิ่มผลลัพธ์ของงานในแต่ละวัน

    5.     เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถประยุกต์ใช้เครื่องมือในการติดตาม ประเมินผล และปรับปรุงการทำงานของตนเองอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

    6.     เพื่อสร้างวินัยและพฤติกรรมการทำงานเชิงบวกที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพทั้งในระดับบุคคลและทีมงาน

เนื้อหาหลักสูตร

Pre-Test

      แบบทดสอบง่าย ๆ 5 ข้อเพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าอบรมประเมินตนเองในหัวข้อที่จะเรียน

หลัก 5S การจัดการโต๊ะทำงานให้ทำงานอย่างราบรื่นรวดเร็ว

      เป้าหมายของกิจกรรม 5S หรือ 5 ส เป็นเครื่องมือเพื่อการบริหารจัดการองค์กร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อย ณ หน้างานและเป็นกิจกรรมสร้างปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานได้อย่างเป็นดี กิจกรรม 5 ส แบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ 1) การบริหารจัดการสิ่งของ (สะสาง สะดวก สะอาด) และ 2) การบริหารจัดการคน (สุขลักษณะ และ สร้างนิสัย) แต่ปัญหาสำคัญที่พบในหน่วยงานคือคนในองค์กรขาดการดำเนินกิจกรรมอย่างต่อเนื่องและมองว่า กิจกรรม 5 ส เป็นภาระมากกว่าเป็นกิจวัตรส่วนตัว หลักสูตรนี้จะทำให้เห็นว่า สะสาง สะดวก และสะอาด ทำได้ง่ายและได้ประโยชน์มาก ได้อย่างไร

เทคนิค Mieruka : Visual Management มองเห็นได้ สำเร็จเร็ว

      MIERUKA” เป็นเทคนิคการบริหารพื้นฐานที่สามารถเชื่อมโยงกับ KAIZEN หรือ หลักการพัฒนาและปรับปรุงต่อเนื่องได้ เพราะเป็นหลักการพื้นฐานในการแจกแจงข้อมูลปัจจุบันก่อนจะเริ่มการแก้ไขหรือปรับปรุงใดๆ ก็ตาม จึงสามารถนำ “MIERUKA” มาใช้ได้ไม่ว่าจะเป็นด้านการวางแผนกลยุทธ์ การผลิต การจัดซื้อ การบริการ การบริหารรายจ่าย การพัฒนาทรัพยากรบุคคลก็สามารถใช้เทคนิคการบริหารนี้ได้ในทุกส่วนเรียกได้ว่าเป็นหลักการที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อขับเคลื่อนองค์กรได้ในทุกมิติ หากข้อมูลที่มีทั้งหมดถูกทำให้มองเห็นได้แล้ว การตัดสินใจต่อกลยุทธ์ต่าง ๆ จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

      การใช้เทคนิค “MIERUKA” จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการแปลงตัวเลขหรือตัวหนังสือเป็นภาพจะย่นย่อข้อความและกระตุ้นความจำได้ดียิ่งขึ้น การบริหารเวลา 1 วันด้วยตาราง 4x4

      การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพจะช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงาน ทำให้พนักงานสามารถเลือกทำงานที่เร่งด่วน สำคัญ ต้องทำให้สำเร็จได้ในแต่ละวัน กำจัด backlog และไม่เสียเวลาไปกับงานที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ หรือ ผลผลิต เซสชั่นนี้จะแนะนำการใช้ตาราง 4x4 มาบริหารเวลาใน 1 วันของแต่ละคน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนตัว และยังเป็นตารางรายงานผลการสำเร็จในแต่ละวันของตนเองด้วย

ในเซสชั่นนี้จะมีการทำ workshop เพื่อส่งเสริมจากจัดลำดับงาน การตัดงานที่ซ้ำซ้อนไม่จำเป็นออกจากตารางงาน และสรุปรายงาน

After Action Review การประเมินตนเอง

ให้ผู้เข้าอบรมได้ประเมินตนเอง ว่า

      1.      เป้าหมายหรือความคาดหวังของท่านก่อนเข้าเรียนคืออะไร

      2.      เรียนแล้วเป็นไปตามเป้าหมายหรือความคาดหวังหรือไม่ เพราะอะไร

      3.      สิ่งที่เกินเป้าหมายหรือความคาดหวัง เพราะอะไร

      4.      สิ่งที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายหรือความคาดหวัง หรือปัญหาที่พบ เพราะอะไร

      5.      ท่านจะกลับไปทำอะไรต่อ หรือปรับปรุงการทำงานอย่างไร

ลักษณะการอบรม

      1.      บรรยาย

      2.      Workshop

      3.      Quiz

1.หัวหน้างาน

2.ผู้บริหาร

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร