หลักสูตร ทักษะการทำงานด้านเลขานุการและงานธุรการ (Smart Secretary & Super Administrative Skills)

     งานเลขานุการและงานธุรการของบริษัทมีความสำคัญอย่างไร และมากน้อยเพียงไร ต้องมีบทบาทหน้าที่คอยช่วยเหลือ เป็นตัวกลางที่คอยประสานงานกับบุคคลทั้งภายในบริษัท และบุคคลภายนอกบริษัท เพื่อเป็นศูนย์รวมข้อมูลให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง มีแหล่งข้อมูลที่เป็นระบบระเบียบ สะดวกต่อการค้นหาอ้างอิง จัดทำและเก็บรักษาเอกสารที่สำคัญต่าง ๆ ของบริษัท

     การทำงานด้านเลขานุการและงานธุรการ นอกจากมีความรับผิดชอบที่หลากหลาย คุณสมบัติที่จำเป็นต้องความรอบรู้และเข้าใจทั้งในเรื่องธุรกิจของบริษัท เรื่องที่เกี่ยวข้องในงาน และการทำงานกับเจ้านายและเพื่อนร่วมงานกับความต่างวัยที่หลากหลาย (Generation) หรือช่วงวัยทำงานที่แตกต่างกัน หน้าที่และการทำงานต้องการปรับตัวให้ทันยุค ทันสมัยอยู่ตลอดเวลากับมนุษย์งาน 4 GEN ในปัจจุบัน

     ด้วยเหตุนี้ความสำคัญของด้านเลขานุการและงานธุรการของบริษัท จึงต้องปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบ ระมัดระวัง และซื่อสัตย์สุจริต พร้อมปฏิบัติหน้าที่ของตนเองให้เป็นไปตามระเบียบ ระบบต่างๆ ให้สอดคล้องตามวัตถุประสงค์ ข้อบังคับของบริษัท และมติที่ประชุมของหน่วยงาน การฝึกอบรมสัมมนาครั้งนี้ จึงมุ่งเน้นให้หลักการ แนวคิดใหม่ๆ ที่เป็นรูปธรรมในทำงาน ด้านการจัดการงาน ทักษะการทำงาน และการพัฒนาตนเอง เพื่อความสำเร็จในการเป็น “สุดยอด....การทำงานด้านเลขานุการและงานธุรการอย่างมืออาชีพ” ที่ก้าวทันกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ กับเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน 4 GEN ได้อย่างราบรื่น มีความสุข

วัตถุประสงค์

     1.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความรู้ ความเข้าใจ บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของงานด้านเลขานุการและงานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ

     2.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้พัฒนาทักษะวิธีการทำงานด้านเลขานุการและงานธุรการที่สร้างสรรค์กับเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน 4 GEN อย่างมีรูปแบบและตรงกับสไตล์ของการทำงานร่วมกันด้วยมืออาชีพ

     3.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมรู้จักการพัฒนาบุคลิกภาพ เพิ่มศักยภาพการปฏิบัติหน้าที่ด้านเลขานุการและงานธุรการด้วยการแลกเปลี่ยนประสบการณ์และแนวคิดใหม่ เทคนิคใหม่ๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดกับการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน

1.   ทำความรู้จักกับคุณสมบัติและบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบงานด้านเลขานุการ

2.   ทักษะที่จำเป็นสำหรับงานด้านเลขานุการของหน่วยงาน

     •      จัดลำดับความสำคัญของงาน เอกสารต่างๆ และการจัดเก็บเอกสาร

     •      โปรแกรมหลักการใช้คอมพิวเตอร์

     •      การบันทึกวาระรายงานการประชุม

     •      การสื่อสาร ประสานงานและการระมัดระวังการให้ข้อมูลสำคัญ

3.   การทำงานด้านเลขานุการและธุรการ กับเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน 4 GEN

     •      ช่องว่างระหว่างวัย

     •      4 GEN ในที่ทำงานต้องรู้ (Baby boomer) (Gen-X) (Gen-Y) (Gen Z)

     •      วิเคราะห์กฎเหล็กของงานเลขานุการและงานธุรการกับเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน 4 GEN

     •      CASE STUDY กรณีศึกษาจากเลขานุการองค์ชั้นนำ “เลขานุการยุคใหม่ ทำอย่างไรให้ชนะใจเจ้านาย”

4.   เทคนิคการทลายช่องว่างและกำแพงระหว่างวัยทำงานกับเจ้านายและเพื่อนร่วมงานด้วย SELF Model

     •      S: Social (การเข้าสังคมและกลุ่ม)

     •      E: Emotional (การจัดการอารมณ์)

     •      L: Learning (ฝึกการเรียนรู้ต่อเนื่อง)

     •      F: Flow (ประนีประนอมและยืดหยุ่น)

Chapter 2 งานด้านธุรการ (Super Administrative Skills)

5.   สุดยอด....บทบาทหน้าที่และคุณสมบัติที่ดีงานด้านธุรการมืออาชีพ

     •      Assessment ทำแบบทดสอบการพัฒนาบุคลิกภาพ 8 ด้าน สำหรับการทำงานอย่างมืออาชีพ

6.   หลักการส่งเสริมสนับสนุนงานด้านธุรการที่มีประสิทธิภาพ

     •      การวิเคราะห์การทำงานให้ได้ผลงานอย่างเป็นรูปธรรม (KPIs)

     •      การสำรวจการสูญเสีย การสิ้นเปลืองการทำงาน

     •      การปรับปรุงานการทำงานอย่างเป็นระบบ (Job Improvement)

7.   ทักษะที่จำเป็นสำหรับการทำงานด้านธุรการ

     •      ทักษะการจัดระบบการบริหารงานเอกสาร และการจัดเก็บเอกสาร (Document & Record)

          o      การจัดระบบหมวดหมู่งานเอกสาร 10 หมวด

          o      การบำรุงรักษา การทำลายและการแก้ปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร

     •      ทักษะการใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์และการต้อนรับการบริการที่ประทับใจ (Tools & Techniques)

          o      การใช้โทรศัพท์หรืออุปกรณ์ต่างๆ เพื่อติดต่อธุรกิจและกิจกรรมงานธุรการ

          o      การให้บริการภายในและภายนอกที่ประทับใจ

     •      ทักษะการติดต่อสื่อสารและการประสานงานธุรการ (Communication & Coordination)

          o      การติดต่อสื่อสารและการประสานงานภายในและภายนอก

          o      การเขียนบันทึก รายงานและเอกสารงานเขียนต่างๆ

     •      การบริหารเวลาเพื่อประสิทธิภาพในการพัฒนาและการปรับปรุงงาน (Time Management)

          o      วิธีการใช้เวลาในการทำงานที่มีประสิทธิภาพของงานธุรการ

          o      การแก้ปัญหาและอุปสรรคของานกับการใช้เวลาที่มีประสิทธิภาพ

8.   ถาม-ตอบปัญหา แลกเปลี่ยนประเด็น และแนวทางแก้ไขปัญหา

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร