ระบบการทำงานทำงานในปัจจุบันจะสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีนั้นจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารต่างๆมากมายและหลายครั้งทีพบว่าการปฏิบัติงานเกิดความผิดพลาดล่าช้าหรือหยุดชะงักด้วยเหตุจาก เอกสาร  ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหายการค้นหาเอกสารที่ล่าช้าไม่ทันการเอกสารไม่สมบูรณ์และปัญหาอีกมากมายจากระบบเอกสารไม่ดีทำให้เสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายอันเป็นผลกระทบต่อระบบการทำงานและการบริการที่ดี

จาการสำรวจและวิเคราะห์พบว่าสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาดังกล่าว เนื่องมาจากผู้ปฏิบัติงานซึ่งทำหน้าที่บริหารและจัดเก็บเอกสารส่วนใหญ่ยังขาดความรู้ในหลักการบริหารและการจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง  การจัดเก็บจึงถือตามประสบการณ์ ความเข้าใจและความสะดวกของแต่ละคนเป็นหลัก ขาดระบบการจัดเก็บที่จะช่วยค้นหาได้สะดวกรวดเร็ว และขาดมาตรการควบคุมที่รัดกุม  และยิ่งหากหน่วยงานได้ขยายมากขึ้น  ทำให้เอกสารเพิ่มขึ้นการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานต่างๆ สลับซับซ้อนมากขึ้นปัญหาในการจัดเก็บดังกล่าวก็ยิ่งทวีความรุนแรง ขาดประสิทธิภาพ และเกิดปัญหาในการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง

วัตถุประสงค์ 

• ให้ผู้เข้าฝึกอบรมได้ตระหนักถึงความสำคัญของการมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ได้มาตรฐาน
•  นำเสนอแนวทางและเทคนิคต่างๆในการจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้องเหมาะสมกับลักษณะงาน
•  ลดปัญหาการสูญหายของเอกสาร หรือ เอกสารไม่สมบูรณ์
•  ช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็ว และสะดวกต่อการนำมาใช้

• การจัดทำคู่มือการจัดเก็บเอกสาร
• การโอนเอกสารและการทำลายเอกสาร         
• ความสำคัญของอายุเอกสาร และการกำหนดระยะเวลาในการเก็บ