หลักสูตร การควบคุมเอกสารและบันทึกข้อมูลตามระบบมาตรฐาน ISO (ISO Documents and Records Control)

หลักการและเหตุผล

              การควบคุมเอกสารและการบันทึกคุณภาพเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของระบบมาตรฐานสากลทั่วไปและสำหรับองค์กรที่ดำเนินระบบตามมาตรฐานสากลในทุกระบบตั้งแต่การจัดทำเอกสารระเบียบปฏิบัติงานและคู่มือในการดำเนินงานในแต่หน่วยงานและผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร หากการจัดทำเอกสารตามมาตรฐานดังกล่าว ไม่มีการควบคุมอย่างเหมาะสมและทันสมัยอาจทำให้เกิดการดำเนินงานที่ผิดพลาด องค์กรก่อให้เกิดความไม่สอดคล้องในการดำเนินการด้านเอกสาร

             การควบคุมเอกสารและการบันทึกคุณภาพ ถือเป็นหลักฐานในการปฏิบัติงานที่สำคัญ หากองค์กรไม่มีวิธีการในการควบคุมและจัดเก็บที่เหมาะสมและสอดคล้องกับข้อกำหนดตามระบบ ISO ก็อาจทำให้เกิดปัญหาในกระบวนการถัดไปหรือการสอบกลับหาข้อมูลได้ยาก ดังนั้น เจ้าที่ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการควบคุมเอกสารและบันทึกจึงจำเป็นจะต้องมีความรู้และความเข้าใจถึงวิธีการควบคุมเอกสารที่เหมาะสมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้านเอกสารในระบบมาตรฐานขององค์กร

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ผู้อบรมเข้าใจ ถึงโครงสร้างของเอกสาร ในระบบคุณภาพเพื่อให้ทราบถึงความสำคัญของการควบคุมเอกสารและบันทึก และออกแบบวิธีการควบคุมเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบบริหารจัดการต่างๆ เช่น ISO 9001,ISO14001,IATF16949,ISO 45001 เป็นต้น

2. เพื่อให้ผู้อบรมสามารถนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ในการควบคุมเอกสารและบันทึกภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

ทําไมต้องควบคุมเอกสารและบันทึกสําหรับระบบคุณภาพ

         •   การตีความข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมเอกสารตาม ISO

         •   การตีความข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมบันทึกตาม ISO

การชี้บ่งเอกสารระบบคุณภาพ

         •   การจัดทำ/แก้ไขเปลี่ยนแปลงใช้ "ใบขอดำเนินการเอกสาร"

         •   เอกสารควบคุมจะประทับตรา "สำเนาฉบับควบคุม"

         •   เอกสารที่ไม่ควบคุม เช่น เอกสารภายนอก จะไม่ประทับตรา"สำเนาฉบับควบคุม"

การควบคุมเอกสาร

         •   การอนุมัติเอกสาร ก่อนนําไปใช้งาน การทบทวน ปรับปรุงเอกสารให้ทันสมัย

         •   การแสดงสถานะปัจจุบันองการ ปรับปรุงเอกสาร การแจกจ่ายเอกสารฉบับที่เกี่ยวข้องไป ณ จุดปฏิบัติงาน เอกสารต้องอ่านง่าย และสามารถนํามาใช้ได้โดยสะดวก

         •   การชี้บ่งและควบคุมการแจกจ่าย เอกสารที่ได้รับมา จากภายนอกที่มีความจําเป็นในการวางแผนและดําเนินงาน ต่อระบบคุณภาพขององค์กร

การควบคุมการบันทึก

         •   การจัดทําระเบียบปฏิบัติงาน (Documented Procedure ) เรื่องการควบคุมบันทึกคุณภาพ

• เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร หัวหน้างาน ตัวแทนฝ่ายบริหาร (MR) หรือผู้ที่เกี่ยวข้องในการบริหารระบบเอกสารการจัดการตามมาตรฐาน ISO 

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร