หลักสูตร เขียน Business Email แบบมืออาชีพ

หลักการและเหตุผล

     การสื่อสารทางอีเมลเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานขององค์กร ทั้งในด้านการประสานงาน การสั่งการ การติดตามผล การรายงานข้อมูล รวมถึงการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าและหน่วยงานภายนอก คุณภาพของอีเมลจึงไม่เพียงส่งผลต่อความเข้าใจในการทำงานเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพ บุคลิกภาพ และภาพลักษณ์ขององค์กรโดยตรง อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรยังประสบปัญหาการเขียนอีเมลที่ขาดความชัดเจน ใช้ถ้อยคำไม่เหมาะสม เนื้อหายืดเยื้อ หรือสื่อสารจนก่อให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน ส่งผลให้การทำงานล่าช้า เกิดความขัดแย้ง หรือสร้างผลกระทบเชิงลบต่อความสัมพันธ์ในการทำงาน

     หลักสูตร “เขียน Business Email แบบมืออาชีพ” จึงถูกออกแบบขึ้นเพื่อพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลเชิงธุรกิจอย่างเป็นระบบ ครอบคลุมตั้งแต่ความเข้าใจหลักการและวัตถุประสงค์ของอีเมลแต่ละประเภท การจัดโครงสร้างอีเมลที่มีคุณภาพ การเลือกใช้ภาษาและถ้อยคำที่เหมาะสมกับบริบททางธุรกิจ ตลอดจนการตระหนักถึงข้อควรระวังด้านข้อมูลและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น PDPA หลักสูตรเน้นการฝึกปฏิบัติจากสถานการณ์จริง เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ได้ทันที ช่วยยกระดับประสิทธิภาพการสื่อสาร ลดความผิดพลาดในการทำงาน และสนับสนุนการพัฒนาบุคลากรให้สอดคล้องกับ Core Competency ที่องค์กรคาดหวังอย่างเป็นรูปธรรมและยั่งยืน

วัตถุประสงค์

   1.    เพื่อให้ความรู้และความเข้าใจในเทคนิคการเขียนอีเมลที่ชัดเจน กระชับ และเหมาะสมกับสถานการณ์ต่างๆ ในการทำงาน และสื่อสารได้อย่างมืออาชีพมากขึ้น

   2.    เพื่อให้บุคลากรสามารถเขียนอีเมลเชิงธุรกิจได้อย่างมั่นใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

   3.    หน่วยงานได้พัฒนาบุคลากรได้ตรงตาม Core Competency ตามที่องค์กรคาดหวัง

1.    ความรู้และความเข้าใจหลักการของการใช้อีเมล

          •    ความสำคัญของการสื่อสารทางอีเมล

          •    ประเภทของอีเมลที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ

          •    อีเมลเพื่อแจ้งข่าวประชาสัมพันธ์/แจ้งเพื่อทราบ

          •    อีเมลเพื่อแจ้งนัดหมายการประชุม และ อีเมลเพื่อสรุปการประชุม

          •    อีเมลเพื่ออัปเดตข้อมูล ,ตอบรับดำเนินการ, ติดตามผลการดำเนินการ , อัปเดทผลการดำเนินการ

2.    องค์ประกอบหลักของอีเมลที่มีคุณภาพ

          •    หัวข้อ : การเขียนหัวเรื่องของอีเมล ที่ต้องสั้น กระชับ ตรงประเด็น และตรงกับเนื้อหาในอีเมล

          •    การขึ้นต้นอีเมล : การระบุชื่อผู้รับ ตำแหน่ง และคำทักทายที่เหมาะสม

          •    เนื้อหาอีเมล : มีใจความสำคัญที่ต้องการสื่อสารครบถ้วน ไม่ยาวมากจนเกินไป จุดที่เน้นหนาหรือขีดเส้นใต้ เว้นวรรค ขึ้นบรรทัด ย่อหน้า อย่างเหมาะสม การใช้ภาษาและรูปแบบที่เหมาะสมในการใช้

          •    การจบอีเมล : ควรบอกสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับรับทราบหรือกระทำต่อ รวมถึงขั้นตอนหรือสิ่งที่เราจะทำต่อไปด้วย

3.    รูปแบบการเขียนอีเมล และ จดหมายธุรกิจ

          •    รูปแบบการเขียนอีเมล

          •    รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจ

          •    รูปแบบการเขียนบันทึกข้อความ

4.    วิธีการเขียนอีเมลในแต่ละประเภท

          •    อีเมลเพื่อแจ้งข่าวประชาสัมพันธ์ / แจ้งเพื่อทราบ"

          •    อีเมลเพื่อแจ้งนัดหมายการประชุม และ อีเมลเพื่อสรุปการประชุม

          •    อีเมลเพื่ออัปเดตข้อมูล ,ตอบรับดำเนินการ, ติดตามผลการดำเนินการ , อัปเดทผลการดำเนินการ

5.    เทคนิคการใช้คำศัพท์หรือประโยคเพื่อใช้ในการสื่อสารอีเมลที่ใช้บ่อย

          •    คำที่ควรใช้ และคำที่ห้ามใช้ในการสื่อสารด้วยอีเมล , การตอบอีเมลที่อาจส่งผลกระทบกับผู้อ่าน (ใช้วิธีการสื่อสารทางอีเมลอย่างไร ให้ไม่เป็น Negative Message)

          •    ข้อมูลที่ต้องระมัดระวังในการส่งอีเมล เช่น PDPA

          •    คลังคำศัพท์ที่ควรใช้และห้ามใช้

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร