หลักสูตรฝึกอบรม การเพิ่มประสิทธิภาพงานด้วย HORENSO (Smart Communication) เพื่อการทำงานที่ไร้รอยต่อ (Next-Process Mindset)

      ในยุคการทำงานที่องค์กรต้องการ “ความรวดเร็ว แม่นยำ และการประสานงานที่ไร้รอยต่อ” ปัญหาที่เกิดขึ้นในหลายองค์กรกลับไม่ได้มาจาก “คนทำงานไม่เก่ง” แต่เกิดจาก “ข้อมูลไม่ถูกส่งต่อ” หรือส่งต่อไม่ครบถ้วน ทำให้เกิดงานสะดุด ความผิดพลาดซ้ำซ้อน การแก้ปัญหาปลายเหตุ และความขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีหลายฝ่ายเกี่ยวข้อง การทำงานแบบ “ต่างคนต่างทำ” หรือคิดเพียงขอบเขตหน้าที่ของตนเอง ไม่เพียงส่งผลต่อประสิทธิภาพงาน แต่ยังกระทบต่อคุณภาพ ความเร็ว และประสบการณ์ของลูกค้าทั้งภายในและภายนอกองค์กร

      แนวคิด HORENSO ซึ่งประกอบด้วย Houkoku (การรายงาน), Renraku (การติดต่อประสานงาน) และ Soudan (การปรึกษาหารือ) จึงกลายเป็นทักษะสำคัญของคนทำงานยุคใหม่ ที่ช่วยสร้าง “Smart Communication” และวัฒนธรรมการทำงานเชิงรุก โดยเน้นการสื่อสารอย่างมีเป้าหมาย รู้ว่า “เรื่องใดควรรายงาน”, “ใครบ้างที่ต้องรับรู้” และ “จะเข้าหาผู้เกี่ยวข้องอย่างไรเพื่อแก้ปัญหาได้เร็วขึ้น” ควบคู่กับแนวคิด Next-Process Mindset ที่ปลูกฝังให้พนักงานมองเห็นผลกระทบของงานตนเองต่อผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการถัดไป ลดการทำงานแบบไซโล (Silo) และสร้างความรับผิดชอบร่วมกันในทีม

      หลักสูตรนี้ถูกออกแบบให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้ผ่าน Workshop, Simulation Game และ Role Play ที่เชื่อมโยงกับสถานการณ์จริงในการทำงาน เพื่อให้สามารถนำหลัก HORENSO ไปประยุกต์ใช้ได้ทันที เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กร ลดความผิดพลาดจากการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน และสร้างการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลในทุกระดับขององค์กร

วัตถุประสงค์

      1.       เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับหลัก HORENSO และแนวคิด Next-Process Mindset ในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

      2.       เพื่อพัฒนาทักษะการรายงาน การประสานงาน และการปรึกษาหารืออย่างเป็นระบบและเหมาะสมกับสถานการณ์

      3.       เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถคัดกรองข้อมูล วิเคราะห์ผลกระทบ และเลือกสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องได้อย่างถูกต้อง

      4.       เพื่อเสริมสร้างแนวคิดการทำงานเชิงรุก ลดปัญหาการสื่อสารที่ผิดพลาดและลดผลกระทบต่อกระบวนการทำงานปลายน้ำ

      5.       เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถประยุกต์ใช้เครื่องมือและแนวทางการสื่อสารในการทำงานจริง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในองค์กร

      •       Pre-test

ช่วงเช้า: จูนไม้บรรทัดความสำคัญ และการคัดกรองข้อมูล (HO)

Module 1: พังเพราะคิดว่าไม่สำคัญ – ปรับ Mindset มองภาพรวม

      •       ขอบเขตงานของเราสิ้นสุดที่ไหน? (ทลายกำแพง "มองแค่รอบตัวเอง")

      •       ความหมายของ Next Process และผลกระทบเป็นลูกโซ่เมื่อเรา "เงียบ"

      •       จูนไม้บรรทัดความสำคัญ: อะไรที่ต้องบอก VS อะไรที่ไม่ต้องบอก

      •       สูตร "เตรียมตัวเพื่อไปหาคำถาม" (สำหรับลูกน้อง)

      •       หลักการ "Focus on Solution, Not Blame" (สำหรับหัวหน้างานและทีม)

      •       สัญญาใจ "ช่วยซัพพอร์ตจริง ไม่ทิ้งกลางทาง" (Action Speaks Louder Than Words)

Module 2: Houkoku (รายงาน) – กรองข้อมูลอย่างไรให้โดนใจหัวหน้า

      •       Matrix ประเมินผลกระทบ (Impact Matrix) เพื่อแยกแยะความสำคัญ

      •       วิธีสังเกตสัญญาณเตือน (Red Flags) ในงานที่ต้องรายงานทันที

      •       "HOUKOKU แบบมีเหตุผลและเตรียมพร้อม"

      •       สรุปประเด็นด้วย PREP ให้จบใน 1 นาที (เน้นประเด็นที่มีผลกระทบ)

ช่วงบ่าย: การส่งไม้ต่อให้ผู้เกี่ยวข้อง และการคิดทางเลือกแก้ปัญหา (REN & SO)

Module 3: Renraku (ติดต่อ) – ใครบ้างที่ต้องรู้? (Stakeholder Mapping)

      •       เลิกคิดว่า "บอกคนนี้จุดนี้ก็พอ" – ใครคือ Next Process ของเรา?

      •       การสร้างกลุ่มเป้าหมายผู้รับสาร (Who Needs to Know?)

      •       เทคนิคการส่งสารแบบ Fact-Based เพื่อไม่ให้คนรับไม้ต่อสับสน

Module 4: Soudan (ปรึกษา) & Role-Play ประยุกต์ใช้จริง

      •       เมื่อพบว่างานกระทบคนอื่น จะเข้าหาหัวหน้าเพื่อขอทางออกอย่างไร?

      •       การเตรียม 2-3 Options ก่อนเดินไปคุย (ไม่ใช่ไปแต่ตัวกับปัญหา)

      •       "SOUDAN & หัวหน้าในฝัน: เปลี่ยนที่ทำงานให้ปลอดภัย"

สรุปหลักสูตรและ Commitments

      •       สรุปบทเรียน: ความรับผิดชอบในงาน ไม่ได้จบแค่ที่โต๊ะเรา

      •       เขียน Action Plan: "ฉันจะแจ้งใครเพิ่มขึ้นบ้างในวันพรุ่งนี้"

My Next-Process Checklistแจกเทมเพลตเช็กลิสต์สั้นๆ ให้พนักงานพกติดโต๊ะไว้เตือนสติก่อนส่งงาน

      •       ถามตอบ

      •       Post-test

      •       หัวหน้างาน / Supervisor / Team Leader

      •       พนักงานที่ต้องทำงานประสานงานระหว่างหน่วยงาน

      •       บุคลากรในสายงานปฏิบัติการ งานบริการ งานผลิต และงานสนับสนุน

      •       พนักงานรุ่นใหม่ที่ต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

      •       องค์กรที่ต้องการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบเชื่อมโยงกันทั้งกระบวนการ (Cross-functional Collaboration)

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร