หลักสูตร เทคนิคการจัดทำแบบพรรณนางาน (Job Description) (SMART JD for Your Success)

     การบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทเกี่ยวกับคำบรรยายลักษณะงาน หรือ Job description ว่าในเอกสารนี้จะต้องประกอบไปด้วยหัวข้ออะไรบ้างจริงๆ หัวข้อที่อยู่ในคำบรรยายลักษณะงานนั้นมันอาจจะมีความแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละบริษัท ซึ่งความแตกต่างนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้งานหลักๆ นั้นเป็นเรื่องอะไรเช่นการสรรหาคัดเลือกพนักงานคำบรรยายลักษณะงานก็จะเน้นไปที่คุณสมบัติของตำแหน่งงานนั้นๆ ว่าจะต้องประกอบไปด้วยวุฒิการศึกษาอะไรประสบการณ์ด้านไหนกี่ปีแถมบางที่ยังต้องใส่ competency กันเข้าไปอีกหลายตัว

      แต่อย่างไรก็คือหัวข้อหลักๆ ที่ควรมีในการเขียนคำบรรยายลักษณะงานมาจากประสบการณ์ในการทำงานด้านบุคคล มีดังนี้

1. ข้อมูลทั่วไปของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งส่วนใหญ่ก็ประกอบไปด้วยชื่อตำแหน่งหน่วยงานที่สังกัด
2. สายการบังคับบัญชาว่าตำแหน่งงานนี้ขึ้นกับตำแหน่งอะไรและมีตำแหน่งอะไรที่ต้องดูแลบ้าง
3. หน้าที่หลักก็เป็นการเขียนข้อความสั้นๆ ที่บอกถึงวัตถุประสงค์ของการมีตำแหน่งงานนี้ในองค์กรว่ามีไปเพื่ออะไร (ข้อนี้ถ้าตอบไม่ได้ก็แปลว่าไม่ควรจะมีตำแหน่งงานนี้เกิดขึ้นในองค์กร)
4. งานที่รับผิดชอบประจำจะเป็นการเขียนรายละเอียดของงานที่ทำโดยเขียนแยกเป็นข้อๆ โดยละเอียดแต่ละข้อก็จะแยกออกเป็นแต่ละงานย่อยๆ ออกไปปกติเราจะถือว่างานที่รับผิดชอบประจำนี้เป็นหัวใจของการเขียนคำบรรยายลักษณะงานเลยก็ว่าได้
5. ผลสำเร็จที่คาดหวังของตำแหน่งนี้จะเป็นการเขียนถึงความคาดหวังว่าตำแหน่งนี้จะต้องสร้างผลงานอะไรบ้างให้เกิดขึ้น ซึ่งเรียกอีกชื่อหนึ่งว่าตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Result Area) เพื่อให้พนักงานที่มาดำรงตำแหน่งนี้ทราบว่าเขาถูกคาดหวังให้สร้างผลงานอะไร
6. คุณสมบัติของตำแหน่งงานข้อนี้ก็เขียนคุณสมบัติขั้นต่ำสุดที่จะทำงานนี้ได้ทั้งในด้านของการศึกษาประสบการณ์และคุณสมบัติอื่นๆ ที่จำเป็นในการทำงานในตำแหน่งงานนี้ส่วนใหญ่คำบรรยายลักษณะงานก็จะประกอบไปด้วย 6 หัวข้อนี้แต่อาจจะมีบางบริษัทฯ ที่เพิ่มเติมบางหัวข้อเข้าไปอีกเช่นเรื่องของการติดต่อสื่อสารหรือเรื่องของเครื่องมือในการทำงาน เป็นต้น

วัตถุประสงค์

1. เพื่อสร้างความชัดเจนในเรื่องบทบาท อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานให้มีความชัดเจน เหมาะสมพร้อมใช้งานได้จริง
2. เพื่อสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานของตำแหน่งงานในบริษัทและสามารถกำหนดค่าชี้วัดการปฏิบัติงานได้อย่างเป็นรูปธรรม

2.  ความเข้าใจเอกสารกำหนดรายละเอียดของงานตำแหน่งงาน (Job Description)

3.  การทบทวนบทบาท อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน

4.  วิเคราะห์พัฒนาคำบรรยายลักษณะงาน (JD) ของหน่วยงานให้สอดคล้องกับมาตรฐานและภารงานแท้จริงของตำแหน่งงาน และกำหนดแบบมาตรฐานของ คำบรรยายลักษณะงาน (JD) ที่เหมาะสมกับองค์

5.  WORKSHOP: ศึกษาตัวอย่าง JD และจัดทำกรอบมาตรฐานตำแหน่งงาน (JD + JS ที่ควรเป็น) พร้อมนำเสนอแบบฟอร์มคำบรรยายลักษณะงาน (JD)

6.  การนำไปใช้ประโยชน์ต่อการสร้างานอย่างมีประสิทธิภาพ

• นำไปเป็นพื้นฐานในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในด้านต่าง เช่น วางระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน การบริหารจัดการคนดี คนเก่งขององค์กร การจัดทำเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ
• ใช้เป็นข้อมูลเบื้องต้นในการประเมินความสามารถที่จำเป็นของบุคลากรในการปฏิบัติงาน
• ใช้ในการสรรหาและคัดเลือกพนักงานที่เหมาะสมกับองค์กร
• ใช้ในการวางแผนพัฒนาบุคลากรให้มีศักยภาพพร้อมต่อการปฏิบัติงาน
• นำไปเป็นหลักเกณฑ์ในการจัดทำ ทบทวน และปรับปรุงโครงสร้างเงินเดือน
• ใช้ในการวิเคราะห์เพื่อกำหนดตัวชี้วัดผลงาน (KPIs) และการประเมินผลการปฏิบัติงาน
• การวิเคราะห์ค่างานและการวิเคราะห์เพื่อประเมินศักยภาพการปฏิบัติงานของบุคลากรในตำแหน่งที่รับผิดชอบ

7.  สรุปประเด็น/คำถามแลกเปลี่ยนประสบการณ์/ปิดการสัมมนา

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร