หลักสูตร เทคนิคการเขียนอีเมลทางธุรกิจอย่างมืออาชีพ (Professional Business Email Writing)

หลักการและเหตุผล

     อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารหลักในทุกองค์กร โดยเฉพาะในยุคที่การทำงานต้องอาศัยความรวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นทางการ การเขียนอีเมลจึงไม่ได้เป็นเพียงการส่งข้อความ แต่เป็น “ภาพลักษณ์ของผู้เขียนและองค์กร” อีเมลที่มีโครงสร้างดี เข้าใจง่าย สุภาพ และตรงประเด็น จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการประสานงาน และสร้างความน่าเชื่อถือในมิติต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

     อย่างไรก็ตาม หลายหน่วยงานยังพบปัญหาการเขียนอีเมล เช่น เขียนยืดเยื้อ ไม่ได้ใจความ ใช้ถ้อยคำไม่เหมาะสม แนบไฟล์ผิดรูปแบบ ใช้ cc/bcc ไม่ถูกต้อง หรือไม่รู้วิธีเขียนอีเมลในสถานการณ์เฉพาะ เช่น การเชิญประชุม การแจ้งข่าว การเสนอราคา การเจรจาต่อรอง หรือการตอบอีเมลที่เป็นข่าวร้าย ส่งผลให้การสื่อสารเกิดความผิดพลาดและกระทบต่อประสิทธิภาพงาน

     หลักสูตรนี้จึงออกแบบเพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้โครงสร้างอีเมลที่ถูกต้อง เทคนิคการเลือกใช้ภาษา การประยุกต์ใช้คำที่สุภาพและมืออาชีพ ตลอดจนวิธีเขียนอีเมลในหลากหลายสถานการณ์ของงานธุรกิจ พร้อมกิจกรรม Workshop ที่ใช้ โจทย์อีเมลจริงจากผู้เข้าอบรม เพื่อแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด และนำไปใช้ได้ทันที

วัตถุประสงค์

     1.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจหลักการเขียนอีเมลธุรกิจที่ถูกต้อง ทั้งด้านโครงสร้าง เนื้อหา โทนภาษา และมารยาทวิชาชีพ

     2.      เพื่อพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลสำหรับการแจ้งข่าว ประชาสัมพันธ์ การเชิญชวน และการสื่อสารทั่วไปให้ชัดเจน กระชับ และเป็นทางการ

     3.      เพื่อให้ผู้เรียนสามารถเขียนอีเมลเพื่อเสนอราคา เจรจาต่อรอง ตอบคำถามลูกค้า และอีเมลในสถานการณ์ยาก เช่น ข่าวร้าย หรือข้อร้องเรียน ได้อย่างมืออาชีพ

     4.      เพื่อส่งเสริมความเข้าใจในการใช้คำที่เหมาะสม การเลือกใช้คำที่ควรหลีกเลี่ยง รวมถึงการใช้ cc/bcc การแนบไฟล์ และการแนบลิงก์อย่างถูกต้อง

     5.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถประยุกต์ใช้ตัวอย่างงานจริงของตนเองผ่านกิจกรรม Workshop และได้รับคำแนะนำที่นำไปพัฒนาทันทีในการทำงาน

     6.      เพื่อสร้างมาตรฐานการเขียนอีเมลภายในองค์กร ให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ลดความคลาดเคลื่อน และเพิ่มความเป็นมืออาชีพในทุกการติดต่อ

เทคนิคการเขียนอีเมลเพื่อแจ้งข่าวประชาสัมพันธ์ / เชิญชวนเข้าร่วมงาน

            -      รูปแบบการเขียนอีเมลเพื่อแจ้งข่าวประชาสัมพันธ์

            -      รูปแบบการเขียนอีเมลเพื่อเชิญชวนเข้างาน แบบมีการตอบรับ /ไม่มีการตอบรับ

            -      คำที่ควรใช้ และคำที่ห้ามใช้ในการสื่อสารด้วยอีเมล

            -      การใช้ cc/ bcc

            -      ลักษณะและรูปแบบของเอกสารที่แนบ

            -      ลักษณะและรูปแบบของลิงค์ที่แนบ

            -      ฝึกเขียนอีเมลจากโจทย์ปัญหาต่าง ๆ

            -      แหล่งอ้างอิง รูปแบบงานสารบรรณที่ถูกต้องของทางราชการ

เทคนิคการเขียนอีเมลเพื่อเสนอราคา /เจรจาต่อรอง / แก้ไขปัญหา

            -      รูปแบบการเขียนอีเมลเพื่อเสนอราคา / ใบเสนอราคา

            -      ประเด็นสำคัญที่ต้องระบุในใบเสนอราคา/เงื่อนไข

            -      การตอบอีเมลที่เกี่ยวกับการเจรจาต่อรองต่าง ๆ

            -      การตอบอีเมลเกี่ยวกับการแจ้งปัญหาของลูกค้า

            -      การตอบอีเมลที่เป็นข่าวร้าย / สิ่งที่ผู้อ่านไม่ต้องการ

            -      คลังคำศัพท์ที่ควรใช้และห้ามใช้

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร