หลักสูตร Professional Documented Information Control

หลักการและเหตุผล

เอกสาร ข้อมูลสารสนเทศและบันทึก (Record) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กร เนื่องจากเอกสารเป็นทั้งมาตรฐาน วิธีการในการดำเนินงานสำหรับทุกคน เป็นข้อมูลอ้างอิงและ/หรือสนับสนุนการดำเนินงาน หากไม่มีการควบคุม จัดเก็บ รักษาและทำลายให้เหมาะสมและทันสมัยอาจทำให้เกิดการดำเนินงานที่ผิดพลาดเนื่องจากผู้ดำเนินการไม่รับรู้ และบันทึกซึ่งเป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน หากไม่มีวิธีการในการควบคุม จัดเก็บและทำลายที่เหมาะสมก็อาจทำให้เกิดปัญหาในกระบวนการถัดไปหรือการสอบย้อนกลับหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ได้ยากหรือหาไม่พบ ดังนั้นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการควบคุมเอกสาร ข้อมูลสารสนเทศและบันทึกจึงจำเป็นจะต้องมีความรู้และความเข้าใจถึงวิธีการควบคุมที่เหมาะสมทั้งการควบคุม จัดเก็บและทำลายเอกสาร ข้อมูลสารสนเทศและบันทึกในรูปแบบเอกสารและรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กร

วัตถุประสงค์

• เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรมเข้าใจถึงโครงสร้างของเอกสารในระบบการจัดการ
• เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรมเข้าใจถึงวิธีการในการจัดทำเอกสารในรูปแบบของการเขียนพรรณนาและรูปแบบของการเขียน Flow Chart
• เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรมเข้าใจถึงขั้นตอนในการอนุมัติเอกสาร การระบุสถานะใน การเปลี่ยนแปลง การควบคุมการแจกจ่าย การควบคุมเอกสารจากภายนอกและ การควบคุมเอกสารที่ไม่ใช้งาน
• เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรมเข้าใจวิธีการควบคุมในการชี้บ่ง การจัดเก็บ การป้องกัน การนำออกมาใช้ ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก
• เพื่อให้ผู้ฝึกอบรมเข้าใจถึงแนวทางในการควบคุมเอกสารและบันทึกโดย ระบบ Hard Copy และระบบ ElectronicMedia

• โครงสร้างของระบบเอกสาร
• ข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO ที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมเอกสาร ข้อมูลสารสนเทศ และการบันทึก
• ขั้นตอนการควบคุมเอกสาร
• การจัดทำเอกสาร รูปแบบของเอกสารแบบการเขียน Flow Chart
• การควบคุมเอกสาร
• การกำหนดวิธีการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพโดยระบบเอกสาร (Hard Copy) และระบบเล็กทรอนิกส์ (Electronic)
• ขั้นตอนการควบคุมบันทึก
• การบ่งชี้และการจัดเก็บบันทึก
• การกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บและวิธีการจัดการเมื่อครบอายุการจัดเก็บบันทึก
• การควบคุมเอกสารและบันทึกโดยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic documented information controlling)
• สรุปประเด็น เสนอแนะแนวทางการปรับปรุงระบบ และถามตอบข้อสงสัย

• QMR
• ผู้ควบคุมเอกสาร
• คณะทำงานในระบบการจัดการต่างๆ

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร