หลักสูตร Effective Coordination and Communication Skill: การประสานงานและการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการและเหตุผล

     การสื่อสารและการประสานงานเป็นทักษะสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร โดยเฉพาะในยุคที่รูปแบบการทำงานมีความหลากหลาย ทั้งการสื่อสารแบบเผชิญหน้าและผ่านช่องทางออนไลน์ บุคลากรจึงจำเป็นต้องมีความสามารถในการถ่ายทอดข้อมูลอย่างชัดเจน เข้าใจผู้รับสารที่มีความแตกต่างกัน และเลือกใช้วิธีการสื่อสารให้เหมาะสมกับสถานการณ์ เพื่อป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อนและลดปัญหาที่เกิดจากการประสานงาน

     นอกจากนี้ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพยังต้องอาศัยการรับฟัง การเข้าใจมุมมองของผู้อื่น การสื่อสารเชิงสร้างสรรค์ และการสร้างความร่วมมือระหว่างบุคลากร โดยเฉพาะผู้ที่มีบทบาทในการนำทีมและบริหารงาน ซึ่งต้องสามารถสร้างความไว้วางใจ สร้างแรงบันดาลใจ และปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างเหมาะสม

     หลักสูตรนี้จึงมุ่งพัฒนาทักษะการสื่อสารและการประสานงานผ่านเทคนิคที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้จริง เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและบรรลุเป้าหมายขององค์กร

วัตถุประสงค์

     1.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจหลักการและองค์ประกอบของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงการเลือกใช้ช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสมกับบุคคลและสถานการณ์

     2.      เพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารและการประสานงาน โดยสามารถถ่ายทอดข้อมูล จับประเด็น และสรุปสาระสำคัญได้อย่างกระชับและชัดเจน

     3.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถประยุกต์ใช้เทคนิค 3C และ ABC ในการสื่อสาร นำเสนอ และสร้างความเข้าใจร่วมกับเพื่อนร่วมงาน

     4.      เพื่อเสริมสร้างทักษะการสื่อสารของผู้นำ การรับฟังอย่างเข้าใจ การสร้างแรงจูงใจ และการทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ

     5.      เพื่อส่งเสริมการพัฒนาตนเองและการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง พร้อมนำทักษะที่ได้รับไปปรับปรุงการทำงานจริง

1.Pre-Test

     แบบทดสอบง่าย ๆ 5 ข้อเพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าอบรมประเมินตนเองในหัวข้อที่จะเรียน

2.ลักษณะการสื่อสารที่มีทรงคุณภาพในยุคนิวนอร์มัล

     หัวข้อนี้จะเป็นการบรรยายโครงสร้างการสื่อสารที่ดี องค์ประกอบของการสื่อสาร คุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับผู้พูด/ผู้ส่งสาร เครื่องมือในการสื่อสารประเภทต่าง ๆ ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ ท้ายเซสชั่นจะมีการ Workshop จับคู่เพื่อประเมินผู้ฟังว่าเป็นประเภทไหน

     •      Visual Learner หรือฟังผ่านภาพได้ผลที่สุด โดยที่ผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้จะรับสารได้ดีที่สุดเมื่อมีภาพหรือ

การเปรียบเปรยกับสิ่งที่มองเห็น จินตนาการเป็นรูปได้ หากต้องการสื่อสารกับผู้ฟังกลุ่มนี้ให้มีประสิทธิภาพ เครื่องมือสื่อสารควรเป็นรูปภาพ หรือคลิปมาใส่ร่วมกัน หรือเน้นย้ำว่า “ขอให้ผู้ฟังหรือผู้รับสารนึกภาพตาม”

     •      Aural Learner หรือผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านเสียง ผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้จะตอบสนองต่อเสียงได้ดีที่สุด

     •      Verbal Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านคำ โดยผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้เรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อต้องสื่อสารจากการเขียนหรือการอ่าน

     •      Physical Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านร่างกาย วิธีสังเกตผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้คือพวกเขามักจะใช้ภาษากายมากกว่าจะพูด ผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้เรียนได้ดีที่สุดเมื่อเนื้อหาเชื่อมโยงกับอารมณ์และร่างกาย เคล็ดลับในการสื่อสารกับผู้ฟังกลุ่มนี้คือใช้อุปกรณ์เช่น การเขียน Mind-mapping ลงบนกระดาษ

     •      Logical Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านตรรกะ ผู้ฟังหรือผู้รับสารกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่จัดระเบียบข้อมูลต่างๆได้เก่งที่สุด และสามารถเชื่อมต่อข้อมูลต่างๆได้เก่ง รวมทั้งมองสิ่งต่างๆได้จากหลายมุมมอง ผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้มักจะเป็นหัวหน้างานกลุ่มต่างที่ดีได้

     •      Social Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านสังคม ผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้จะเป็นคนที่เพื่อนเยอะ ชอบทำกิจกรรมร่วมกับเพื่อนๆไม่ว่าจะเป็นเกมส์กีฬาหรือวงดนตรี การสื่อสารกับผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้ได้ดีโดยการผ่านกิจกรรมเล็กๆเช่น การถามคำถาม การทำงานกลุ่มกิจกรรม

     •      Solidarity Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารเดี่ยว ผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้เป็นประเภทที่สามารถสื่อสาร/รับสารได้อย่างสบายใจที่สุดเมื่อได้รับความเป็นส่วนตัวหรืออยู่คนเดียว ด้วยการมอบเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้ เพื่อให้เขาสามารถนำไปปรับใช้เองได้อย่างดีที่สุด

3.เทคนิค 3C ในการสื่อสาร (3-C Communication)

     •      เทคนิคในการสื่อสารแบบ 3C คือ Content-Connect-Conclude สำหรับการสื่อสารที่ต้องการความรวดเร็ว และมีคนที่รับสารเป็นจำนวนมาก

     •      Content หรือ เนื้อหาจะสรุปประเด็น Who-What-When-Why-How ได้อย่างไร และปริมาณเนื้อหาที่เหมาะสมในการสื่อสารควรเป็นอย่างไร

     •      Connect หรือ การเชื่อมต่อ จะเชื่อมต่อไปถึงผู้ฟังได้อย่างไร ผ่านการพูด ผ่านการเขียน ผ่านการประชุม ผ่านอีเมล ผ่านไลน์ หรือ ผ่านหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน

     •      Conclude หรือ สรุป ความต้องการในการสื่อสารคืออะไร ควรสรุปได้ใน 2 นาที

4.เทคนิคการสื่อสารเพื่อให้ได้ใจเพื่อนร่วมงานด้วยเทคนิค ABC : Audience-Benefit-Consequence

     •      A: Audience – ในการนำเสนอ ผู้พูดต้องทำความรู้จักผู้ฟัง และทำความเข้าใจว่าผู้ฟังต้องการอะไร ให้ชัดเจน เพราะในหัวข้อเดียวกัน หากนำเสนอให้พนักงานฟัง กับนำเสนอให้ผู้บริหารฟัง เนื้อหาและภาษาที่ใช้ ก็ควรแตกต่าง

     •      B: Benefits – ต้องคิดไว้ล่วงหน้าว่า ประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้รับจากเนื้อหาที่นำเสนอคืออะไร และถ้าเป็นไปได้ ใช้ประโยชน์นี้เป็นชื่อหัวข้อในการนำเสนอ หรือใช้พาดหัวในตอนเริ่มต้นการนำเสนอ จะช่วยดึงดูดความน่าสนใจได้มากยิ่งขึ้น

     •      C: Consequence – หมายถึงสิ่งที่ต้องการให้ผู้ฟังทำหลังจากการนำเสนอจบสิ้นลง เช่น ต้องการให้ตัดสินใจ ต้องการให้แสดงความคิดเห็น ต้องการให้ช่วยบอกต่อ เป็นต้น ระบุให้ชัดเจน เพื่อผู้ฟังจะได้รับทราบว่า ฟังจบแล้วต้องทำอะไรต่อไป (What’s Next)

5.เทคนิคการสื่อสารแบบผู้นำยุคนิวนอร์มัล

     •      Outward Mindset – คิดถึงส่วนรวม: การจะเป็นผู้นำที่ดีแน่นอนว่า “ประโยชน์ส่วนรวมต้องมาก่อนประโยชน์ส่วนตน” ผู้นำที่ดีจึงต้องเป็นผู้ที่เสียสละเพื่อส่วนร่วม มี outward mindset คิดถึงผู้อื่นก่อนตัวเอง พร้อมสนับสนุนและปกป้องพนักงานให้มีพื้นที่ปลอดภัยในการทำงาน ช่วยเหลือพนักงานให้พัฒนาศักยภาพได้อย่างเต็มที่ซึ่งจะนำมาสู่การปลดล็อควัฒนธรรมที่เอื้อต่อการเกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม ผู้นำจะต้องเสียสละรับผิดชอบทำหน้าที่ที่มากขึ้น คอยช่วยเหลือและให้คำแนะนำ เป็นนักฟังที่ดี มีความเห็นอกเห็นใจ รับผิดชอบแทนลูกน้อง สร้างแรงจูงใจแทนการสั่งงาน แสวงหาความร่วมมือและแรงสนับสนุนจากรอบด้าน ผลักดันให้ลูกน้องได้เติบโต รวมถึงมีความสามารถในการมองภาพรวมและมองการณ์ไกลเพื่อนำทีมไปสู่เป้าหมาย

     •      Inspirational – สร้างแรงบันดาลใจ: บทบาทของผู้นำยุคใหม่จึงเน้นหนักที่การสร้างแรงบันดาลใจ ซึ่งไม่ได้แปลว่าผู้นำต้องเป็นคนพูดเก่งราวกับนักพูดสร้างแรงบันดาลใจ แต่เป็นผู้นำที่สามารถ walk the talk ทำให้เราเห็นว่าเขาเชื่อมั่นใน core value ขององค์กรจริงๆ เป็นผู้นำที่กล้ากำหนด purpose เหนือ profit กล้าจินตนาการถึงความเป็นไปได้ใหม่ๆ เป็นผู้นำที่ทำให้พนักงานเห็นคุณค่าของงานที่ทำและมีแรงบันดาลใจที่จะทำงานอย่างเต็มที่เพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงเชิงบวกให้กับตัวเอง องค์กร และสังคม

     •      Lifelong learning – เรียนรู้อยู่เสมอ: ธุรกิจ 10 ปีที่แล้ว กับธุรกิจในตอนนี้แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การบริหารจึงไม่สามารถใช้แนวทางเดิมๆ หรือปฏิบัติตามสูตรสำเร็จที่เคยใช้กันมาได้อีกต่อไป คนที่อยู่ในฐานะผู้นำจึงต้องพร้อมที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ และคอยพัฒนาตัวเองตลอดเวลา เปิดใจยอมรับไอเดียและฟีดแบคจากผู้อื่น ทั้งการเรียนรู้จากพนักงาน ลูกค้า หรือผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่างๆ

     •      Communication – สื่อสารเป็น: คุณสมบัติด้านการสื่อสารจึงเป็นสิ่งผู้นำขาดไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องเผชิญหน้ากับปัญหาที่ใหม่และไม่มี know how ในการรับมือมาก่อน ผู้นำจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารอย่างเปิดเผยและจริงใจเพื่อสร้างความไว้วางใจให้ สื่อสารด้วยความเห็นอกเห็นใจเพื่อปลอบประโลมและเยียวยาความรู้สึกของพนักงาน และสื่อสารโน้มน้าวใจเพื่อชักจูงให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหา

     •      Emotional Intelligence – ความฉลาดทางอารมณ์: ความฉลาดทางอารมณ์เป็นคุณสมบัติที่จำเป็นอย่างมากสำหรับผู้นำในการบริหารจัดการตัวเองและบริหารทีม การเป็นผู้นำในยุคนี้ต้องเจอกับความเครียดและบททดสอบมากมาย หากผู้นำไม่รู้จักบริหารจัดการอารมณ์ของตัวเองให้ดีก็จะส่งผลเสียต่อบรรยากาศในการทำงาน ขณะเดียวกันผู้นำก็ต้องมีความสามารถที่จะเข้าใจและรับรู้ความรู้สึกของผู้อื่นด้วย เพื่อที่จะสามารถบริหารจัดการอารมณ์ของผู้อื่น ยิ่งในวิกฤตที่ผู้คนมักรู้สึกไม่มั่นคง เครียด และกังวลใจ ผู้นำจะเป็นที่พึ่งสำคัญในการทำให้สภาวะจิตใจของพนักงานกลับมาสู่จุดสมดุลและพร้อมเดินหน้าทำงานเพื่อองค์กรต่อไป

     •      Unstructured Problem-Solving – คิดพลิกแพลงแก้ปัญหา: ผู้นำต้องเผชิญหน้ากับความท้าทายใหม่ๆ แทบทุกวัน บ่อยครั้งแผนที่วางไว้ล่วงหน้าเมื่อถึงเวลาจริงก็อาจจะใช้การไม่ได้ ทำให้ต้องคอยปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้เข้ากับสถานการณ์อยู่เสมอ ผู้นำจึงจำเป็นต้องมีระบบความคิดที่ยืดหยุ่น (Cognitive Flexibility) เพื่อที่จะสามารถพลิกแพลงหาวิธีแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสม ผู้นำจะต้องเป็นผู้ที่สามารถมองเห็นปัญหาในภาพรวม ขณะเดียวกันก็ต้องสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและไอเดียต่างๆ (connecting dots) และ เพื่อนำมาต่อยอดความคิดสร้างสรรค์และตัดสินใจแก้ปัญหาโดยไม่จำกัดการแก้ปัญหาอยู่ในกรอบเดิมๆ ซึ่งเป็นจุดตั้งต้นสำคัญของการพลิกวิกฤตให้เป็นโอกาส

     •      Change Management – บริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง: ผู้นำจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง ทั้งการปรับปรุงโครงสร้างและกระบวนการทำงานให้มีความเหมาะสมเพื่อให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างยืดหยุ่น การนำเทคโนโลยีมาเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน เพื่อให้องค์กรพร้อมปรับตัวได้ทันทีเมื่อความเปลี่ยนแปลงมาถึง

     •      หัวหน้างาน ผู้จัดการ และผู้บริหารที่ต้องสื่อสาร ถ่ายทอดนโยบาย และบริหารทีมงาน

     •      บุคลากรที่ต้องนำเสนอข้อมูล ประชุม เจรจา หรือประสานงานกับลูกค้าและผู้เกี่ยวข้อง

     •      ผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสาร การทำงานเป็นทีม และการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร