หลักสูตร Effective Coordination and Communication Skill

หลักการและเหตุผล

          การทำงานให้ได้ประสิทธิภาพ สำเร็จตามเป้าหมายนั้น การสื่อสารเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยสนับสนุนให้การทำงานของทีมงานเป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้น ผู้พูดหรือผู้สื่อสารต้องเข้าใจลักษณะของผู้ฟัง หรือ ผู้รับสาร และเลือกใช้เครื่องมือหรือเทคนิคในการสื่อสารที่เหมาะสมแก่ผู้ฟัง

          สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการสื่อสารคือ ผู้รับสาร เข้าใจเจตนาและความต้องการของผู้พูด หรือ ผู้ส่งสารอย่างดีและครบถ้วน สามารถที่จะตอบสนองหรือปฏิบัติได้อย่างสมบูรณ์ในเวลาอันรวดเร็ว หลักสูตรนี้จึงเป็นหลักสูตรที่จะแนะนำการประเมินผู้ฟัง หรือ ผู้รับสาร และ เครื่องมือสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ ทั้งในการสื่อสารแบบตัวต่อตัว หรือ การสื่อสารสาธารณะ เพื่อให้ผู้ส่งสารสามารถเลือกใช้เครื่องมือในการสื่อสารที่เหมาะสมแก่ผู้รับสารทุกรูปแบบ

วัตถุประสงค์

   1.   เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้เข้าใจถึงลักษณะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในยุคนิวนอร์มัล

   2.   เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้เข้าใจถึงเครื่องมือ / เทคนิค /ทักษะของการสื่อสารในรูปแบบออนไลน์และออฟไลน์

   3.   เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมสามารถพิจารณาและจัดประเภทผู้ฟังได้อย่างเหมาะสม

   4.   เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งในแนวดิ่ง และ แนวราบ

1.   Pre-Test

              •    แบบทดสอบง่าย ๆ 5 ข้อเพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าอบรมประเมินตนเองในหัวข้อที่จะเรียน

2.   ลักษณะการสื่อสารที่มีทรงคุณภาพในยุคนิวนอร์มัล

        หัวข้อนี้จะเป็นการบรรยายโครงสร้างการสื่อสารที่ดี องค์ประกอบของการสื่อสาร คุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับผู้พูด/ผู้ส่งสาร เครื่องมือในการสื่อสารประเภทต่าง ๆ ทั้งออนไลน์และออฟไลน์

ท้ายเซสชั่นจะมีการ Workshop จับคู่เพื่อประเมินผู้ฟังว่าเป็นประเภทไหน

              •    Visual Learner หรือฟังผ่านภาพได้ผลที่สุด โดยที่ผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้จะรับสารได้ดีที่สุดเมื่อมีภาพหรือ การเปรียบเปรยกับสิ่งที่มองเห็น จินตนาการเป็นรูปได้ หากต้องการสื่อสารกับผู้ฟังกลุ่มนี้ให้มีประสิทธิภาพ เครื่องมือสื่อสารควรเป็นรูปภาพ หรือคลิปมาใส่ร่วมกัน หรือเน้นย้ำว่า “ขอให้ผู้ฟังหรือผู้รับสารนึกภาพตาม”

              •    Aural Learner หรือผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านเสียง ผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้จะตอบสนองต่อเสียงได้ดีที่สุด

              •    Verbal Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านคำ โดยผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้เรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อต้องสื่อสารจากการเขียนหรือการอ่าน

              •    Physical Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านร่างกาย วิธีสังเกตผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้คือพวกเขามักจะใช้ภาษากายมากกว่าจะพูด ผู้ฟังหรือผู้รับสารประเภทนี้เรียนได้ดีที่สุดเมื่อเนื้อหาเชื่อมโยงกับอารมณ์และร่างกาย เคล็ดลับในการสื่อสารกับผู้ฟังกลุ่มนี้คือใช้อุปกรณ์เช่น การเขียน Mind-mapping ลงบนกระดาษ

              •    Logical Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านตรรกะ ผู้ฟังหรือผู้รับสารกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่จัดระเบียบข้อมูลต่างๆได้เก่งที่สุด และสามารถเชื่อมต่อข้อมูลต่างๆได้เก่ง รวมทั้งมองสิ่งต่างๆได้จากหลายมุมมอง ผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้มักจะเป็นหัวหน้างานกลุ่มต่างที่ดีได้

              •    Social Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารผ่านสังคม ผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้จะเป็นคนที่เพื่อนเยอะ ชอบทำกิจกรรมร่วมกับเพื่อนๆไม่ว่าจะเป็นเกมส์กีฬาหรือวงดนตรี การสื่อสารกับผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้ได้ดีโดยการผ่านกิจกรรมเล็กๆเช่น การถามคำถาม การทำงานกลุ่มกิจกรรม

              •    Solidarity Learner ผู้ฟังหรือผู้รับสารเดี่ยว ผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้เป็นประเภทที่สามารถสื่อสาร/รับสารได้อย่างสบายใจที่สุดเมื่อได้รับความเป็นส่วนตัวหรืออยู่คนเดียว ด้วยการมอบเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับผู้ฟังหรือผู้รับสารเหล่านี้ เพื่อให้เขาสามารถนำไปปรับใช้เองได้อย่างดีที่สุด

3.   เทคนิค 3C ในการสื่อสาร (3-C Communication)

              •    เทคนิคในการสื่อสารแบบ 3C คือ Content-Connect-Conclude สำหรับการสื่อสารที่ต้องการความรวดเร็ว และมีคนที่รับสารเป็นจำนวนมาก

              •    Content หรือ เนื้อหาจะสรุปประเด็น Who-What-When-Why-How ได้อย่างไร และปริมาณเนื้อหาที่เหมาะสมในการสื่อสารควรเป็นอย่างไร

              •    Connect หรือ การเชื่อมต่อ จะเชื่อมต่อไปถึงผู้ฟังได้อย่างไร ผ่านการพูด ผ่านการเขียน ผ่านการประชุม ผ่านอีเมล ผ่านไลน์ หรือ ผ่านหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน

              •    Conclude หรือ สรุป ความต้องการในการสื่อสารคืออะไร ควรสรุปได้ใน 2 นาที

4.   เทคนิคการสื่อสารเพื่อให้ได้ใจเพื่อนร่วมงานด้วยเทคนิค ABC : Audience-Benefit-Consequence

              •    A: Audience – ในการนำเสนอ ผู้พูดต้องทำความรู้จักผู้ฟัง และทำความเข้าใจว่าผู้ฟังต้องการอะไร ให้ชัดเจน เพราะในหัวข้อเดียวกัน หากนำเสนอให้พนักงานฟัง กับนำเสนอให้ผู้บริหารฟัง เนื้อหาและภาษาที่ใช้ ก็ควรแตกต่าง

              •    B: Benefits – ต้องคิดไว้ล่วงหน้าว่า ประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้รับจากเนื้อหาที่นำเสนอคืออะไร และถ้าเป็นไปได้ ใช้ประโยชน์นี้เป็นชื่อหัวข้อในการนำเสนอ หรือใช้พาดหัวในตอนเริ่มต้นการนำเสนอ จะช่วยดึงดูดความน่าสนใจได้มากยิ่งขึ้น

              •    C: Consequence – หมายถึงสิ่งที่ต้องการให้ผู้ฟังทำหลังจากการนำเสนอจบสิ้นลง เช่น ต้องการให้ตัดสินใจ ต้องการให้แสดงความคิดเห็น ต้องการให้ช่วยบอกต่อ เป็นต้น ระบุให้ชัดเจน เพื่อผู้ฟังจะได้รับทราบว่า ฟังจบแล้วต้องทำอะไรต่อไป (What’s Next)

5.   เทคนิคการสื่อสารแบบผู้นำยุคนิวนอร์มัล

              •    Outward Mindset – คิดถึงส่วนรวม

              •    การจะเป็นผู้นำที่ดีแน่นอนว่า “ประโยชน์ส่วนรวมต้องมาก่อนประโยชน์ส่วนตน” ผู้นำที่ดีจึงต้องเป็นผู้ที่เสียสละเพื่อส่วนร่วม มี outward mindset คิดถึงผู้อื่นก่อนตัวเอง พร้อมสนับสนุนและปกป้องพนักงานให้มีพื้นที่ปลอดภัยในการทำงาน ช่วยเหลือพนักงานให้พัฒนาศักยภาพได้อย่างเต็มที่ซึ่งจะนำมาสู่การปลดล็อควัฒนธรรมที่เอื้อต่อการเกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม ผู้นำจะต้องเสียสละรับผิดชอบทำหน้าที่ที่มากขึ้น คอยช่วยเหลือและให้คำแนะนำ เป็นนักฟังที่ดี มีความเห็นอกเห็นใจ รับผิดชอบแทนลูกน้อง สร้างแรงจูงใจแทนการสั่งงาน แสวงหาความร่วมมือและแรงสนับสนุนจากรอบด้าน ผลักดันให้ลูกน้องได้เติบโต รวมถึงมีความสามารถในการมองภาพรวมและมองการณ์ไกลเพื่อนำทีมไปสู่เป้าหมาย

              •    Inspirational - สร้างแรงบันดาลใจ

              •    บทบาทของผู้นำยุคใหม่จึงเน้นหนักที่การสร้างแรงบันดาลใจ ซึ่งไม่ได้แปลว่าผู้นำต้องเป็นคนพูดเก่งราวกับนักพูดสร้างแรงบันดาลใจ แต่เป็นผู้นำที่สามารถ walk the talk ทำให้เราเห็นว่าเขาเชื่อมั่นใน core value ขององค์กรจริงๆ เป็นผู้นำที่กล้ากำหนด purpose เหนือ profit กล้าจินตนาการถึงความเป็นไปได้ใหม่ๆ เป็นผู้นำที่ทำให้พนักงานเห็นคุณค่าของงานที่ทำและมีแรงบันดาลใจที่จะทำงานอย่างเต็มที่เพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงเชิงบวกให้กับตัวเอง องค์กร และสังคม

              •    Lifelong learning – เรียนรู้อยู่เสมอ

              •    ธุรกิจ 10 ปีที่แล้ว กับธุรกิจในตอนนี้แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การบริหารจึงไม่สามารถใช้แนวทางเดิมๆ หรือปฏิบัติตามสูตรสำเร็จที่เคยใช้กันมาได้อีกต่อไป คนที่อยู่ในฐานะผู้นำจึงต้องพร้อมที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ และคอยพัฒนาตัวเองตลอดเวลา เปิดใจยอมรับไอเดียและฟีดแบคจากผู้อื่น ทั้งการเรียนรู้จากพนักงาน ลูกค้า หรือผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่างๆ

              •    Communication – สื่อสารเป็น

              •    คุณสมบัติด้านการสื่อสารจึงเป็นสิ่งผู้นำขาดไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องเผชิญหน้ากับปัญหาที่ใหม่และไม่มี know how ในการรับมือมาก่อน ผู้นำจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารอย่างเปิดเผยและจริงใจเพื่อสร้างความไว้วางใจให้ สื่อสารด้วยความเห็นอกเห็นใจเพื่อปลอบประโลมและเยียวยาความรู้สึกของพนักงาน และสื่อสารโน้มน้าวใจเพื่อชักจูงให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหา

              •    Emotional Intelligence - ความฉลาดทางอารมณ์

              •    ความฉลาดทางอารมณ์เป็นคุณสมบัติที่จำเป็นอย่างมากสำหรับผู้นำในการบริหารจัดการตัวเองและบริหารทีม การเป็นผู้นำในยุคนี้ต้องเจอกับความเครียดและบททดสอบมากมาย หากผู้นำไม่รู้จักบริหารจัดการอารมณ์ของตัวเองให้ดีก็จะส่งผลเสียต่อบรรยากาศในการทำงาน ขณะเดียวกันผู้นำก็ต้องมีความสามารถที่จะเข้าใจและรับรู้ความรู้สึกของผู้อื่นด้วย เพื่อที่จะสามารถบริหารจัดการอารมณ์ของผู้อื่น ยิ่งในวิกฤตที่ผู้คนมักรู้สึกไม่มั่นคง เครียด และกังวลใจ ผู้นำจะเป็นที่พึ่งสำคัญในการทำให้สภาวะจิตใจของพนักงานกลับมาสู่จุดสมดุลและพร้อมเดินหน้าทำงานเพื่อองค์กรต่อไป

              •    Unstructured Problem-Solving - คิดพลิกแพลงแก้ปัญหา

              •    ผู้นำต้องเผชิญหน้ากับความท้าทายใหม่ๆ แทบทุกวัน บ่อยครั้งแผนที่วางไว้ล่วงหน้าเมื่อถึงเวลาจริงก็อาจจะใช้การไม่ได้ ทำให้ต้องคอยปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้เข้ากับสถานการณ์อยู่เสมอ ผู้นำจึงจำเป็นต้องมีระบบความคิดที่ยืดหยุ่น (Cognitive Flexibility) เพื่อที่จะสามารถพลิกแพลงหาวิธีแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสม ผู้นำจะต้องเป็นผู้ที่สามารถมองเห็นปัญหาในภาพรวม ขณะเดียวกันก็ต้องสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและไอเดียต่างๆ (connecting dots)

              •    เพื่อนำมาต่อยอดความคิดสร้างสรรค์และตัดสินใจแก้ปัญหาโดยไม่จำกัดการแก้ปัญหาอยู่ในกรอบเดิมๆ ซึ่งเป็นจุดตั้งต้นสำคัญของการพลิกวิกฤตให้เป็นโอกาส

              •    Change Management – บริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง

              •    ผู้นำจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง ทั้งการปรับปรุงโครงสร้างและกระบวนการทำงานให้มีความเหมาะสมเพื่อให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างยืดหยุ่น การนำเทคโนโลยีมาเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน เพื่อให้องค์กรพร้อมปรับตัวได้ทันทีเมื่อความเปลี่ยนแปลงมาถึง

ทบทวนหลังเรียน After Action Review (AAR) ให้ผู้เข้าอบรมได้ประเมินตนเอง สื่อสารกับตัวเองว่า

          1.    เป้าหมายหรือความคาดหวังของท่านก่อนเข้าเรียนคืออะไร

          2.    เรียนแล้วเป็นไปตามเป้าหมายหรือความคาดหวังหรือไม่ เพราะอะไร

          3.    สิ่งที่เกินเป้าหมายหรือความคาดหวัง เพราะอะไร

          4.    สิ่งที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายหรือความคาดหวัง หรือปัญหาที่พบ เพราะอะไร

          5.    ท่านจะกลับไปทำอะไรต่อ หรือปรับปรุงการทำงานอย่างไร

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร