สัมมนา การจัดการงานเอกสาร สำหรับ HR และงานบริหาร
รหัสหลักสูตร: 22150
สัมมนานี้ผ่านไปเรียบร้อยแล้ว
(ถ้ามีจัด ท่านจะได้สิทธิ์ก่อน)
แม้ว่าในปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำนักงานสำคัญ ที่มีการนำมาใช้ในทุกองค์กรแต่ปัญหาสำคัญที่พบบ่อยโดยทั่วไปคือ ผู้ใช้คอมพิวเตอร์จะค้นหาไฟล์ที่บันทึกไว้ไม่พบหรือเสียเวลานานในการค้นหา ทั้งนี้ นอกจากทักษะของผู้ใช้แต่ละคนแล้วการตั้งชื่อไฟล์ การตั้งชื่อโฟลเดอร์ ตลอดจนการบริหารจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลนั้นยังขาดความเป็นระบบระเบียบ ทำให้ไม่สามารถเลือกใช้ข้อมูลที่จำเป็นได้ในเวลาที่ต้องการ
นอกจากนี้งานที่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะเป็นงานที่มีลักษณะคล้ายๆ กันในแต่ละวันแต่ผู้ใช้ก็ต้องทำงานลักษณะเดิมๆ ซ้ำซ้อน แทนที่จะสร้างแม่แบบ (MasterTemplate) ให้สามารถใช้งานได้สะดวกหรือการออกแบบการจัดเก็บฐานข้อมูล ที่สามารถเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในการประมวลผลได้ตลอดเวลาสิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นเหตุให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์ที่มีศักยภาพสูงนั้นใช้งานได้ไม่ต่างไปจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาทั่วไป
• เพื่อให้สามารถจัดการเอกสารและข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เพื่อเป็นการนำอุปกรณ์สำนักงานสมัยใหม่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• เพื่อเรียนรู้การนำเทคโนโลยีสารสนเทศ(IT) มาช่วยในการบริหารงานเอกสาร
• เพื่อสร้างระบบงานให้รองรับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในปัจจุบัน
/สัมมนา
• โครงสร้างการจัดเก็บ Filesในคอมพิวเตอร์ และการทำ Index อย่างเป็นระบบ
• ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์และวิธีการแก้ปัญหาวิเคราะห์
• ความสำคัญของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสังคมออนไลน์
• ประโยชน์ของSocialMedia และการประยุกต์ใช้งานในองค์กร
• ปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบอยู่เสมอในการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ
• การบริหารการจัดเก็บเอกสารที่เป็นSoft Copy (ไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์)
- โครงสร้างของระบบไฟล์ในคอมพิวเตอร์
- โฟลเดอร์และการบริหารจัดการโฟลเดอร์
- การตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับโปรแกรมสำนักงาน
- ระบบการค้นหาไฟล์เอกสาร
• ระบบสำนักงานไร้กระดาษ (PaperlessOffice)เพื่อลดการใช้กระดาษในองค์กร
- การออกแบบและพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารอิเลคทรอนิคส์(e-Documents)
- ตัวอย่างการสร้างแบบฟอร์มอัจฉริยะ (e-Form)
- การสร้างแม่แบบเอกสาร (DocumentsTemplate)
• ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OfficeAutomation : OA)
- ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง
- การรับ-ส่งแฟกซ์ด้วยคอมพิวเตอร์ผ่าน FaxModem
- บริการ Fax to Email
• การประยุกต์การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์
- การใช้ Google Docs หรือ Office Online และโซลูชั่นออนไลน์อื่นๆ
- การสร้างแบบสอบถามออนไลน์และการประยุกต์ใช้งานจริง
- การเก็บไฟล์ข้อมูลต่างๆ ผ่านระบบ CloudDrive
- การพิมพ์งานผ่านระบบ GoogleCloud Print จากที่ใดก็ได้ ไปออกที่ใดก็ได้
• เทคนิคการเข้าถึงไฟล์เอกสารแบบออนไลน์และการใช้งานร่วมกัน
- การเข้าถึงไฟล์เอกสารออนไลน์ผ่านคอมพิวเตอร์แท๊ปเล็ต โทรศัพท์มือถือ ฯลฯ
- QR Code และการประยุกต์ใช้งาน
- URL Shortener แปลง URL แบบยาวๆ ให้สั้น เพื่อสะดวกในการใช้งาน
• ข้อพึงระวังจากการใช้เทคโนโลยี
• เก็บตกจากประสบการณ์จริงของวิทยากร
• สรุปการบรรยาย /ถาม-ตอบข้อซักถาม
ใบรับรอง :บริษัท ไฮโพ เทรนนิ่ง แอนด์ คอนเซ้าท์แทนซี่จำกัด