องค์กรในยุคการแข่งขันธุรกิจปัจจุบัน จำเป็นต้องมีการพัฒนา และ ใช้เทคนิคการบริหารเพื่อให้ทันกับธุรกิจที่กำลังขยายตัวอย่างต่อเนื่องอยู่ตลอดเวลา   เพราะองค์กรเป็นศูนย์รวมของทุก ๆ ด้าน คือ  ด้านจิตใจของบุคลากร  ด้านประหยัดพลังงาน  ด้านดูแลสิ่งแวดล้อมด้านความรู้ความสามารถ  ตลอดจนด้านการใช้เทคนิคในการสร้างระบบปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิผลอย่างชัดเจน

    การบริหารงานด้านเอกสารอย่างครบวงจรด้วยระบบคุณภาพ 5ส  จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งกับผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเป็นจำนวนมาก  ผู้ปฏิบัติควรมีความเป็นระเบียบ  รอบคอบ แม่นยำ  โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคปฏิบัติงาน  เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน  การบันทึกข้อมูล  การเบิกจ่ายต่าง ๆ และ ขั้นตอนในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ  ตลอดจนภาคทฤษฎี  ด้วยระบบการจัดเก็บเอกสาร  เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาเอกสารสูญหาย  ลดเวลาการค้นหา

    ดังนั้น การจัดระบบงานเอกสารและเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานโดยนำหลักการระบบคุณภาพ 5ส มาใช้ จะช่วยให้ผู้ปฎิบัติงานเกิดประสิทธิผลของความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น