หลักสูตรฝึกอบรม เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพและยกระดับหัวหน้างานพัฒนาผู้นำยุคใหม่ ให้พร้อมปรับตัว ก้าวทันการเปลี่ยนแปลง

หลักการและเหตุผล

     ในบริบทของการทำงานยุคปัจจุบัน องค์กรต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วทั้งด้านเทคโนโลยี โครงสร้างการทำงาน ความคาดหวังของผู้บริหาร และความหลากหลายของบุคลากร บทบาทของหัวหน้างานจึงไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการสั่งงานหรือควบคุมงานเท่านั้น แต่ต้องก้าวสู่การเป็น “ผู้นำยุคใหม่” ที่สามารถกำหนดเป้าหมายได้อย่างชัดเจน วางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ ถ่ายทอดและสอนงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงสามารถผลักดัน ควบคุม และติดตามผลงานของทีมให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรได้ท่ามกลางความไม่แน่นอนและแรงกดดันที่เพิ่มสูงขึ้น

     หลักสูตรนี้จึงถูกออกแบบขึ้นเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพและยกระดับศักยภาพของหัวหน้างานให้มีความเป็นผู้นำที่ครบด้าน ทั้งด้านการคิดเชิงระบบ การบริหารเป้าหมาย การวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงาน การกำกับติดตามและควบคุมงาน ตลอดจนการตรวจสอบ ประเมิน และปรับปรุงผลงานอย่างต่อเนื่อง ผู้เข้าอบรมจะได้เรียนรู้แนวคิดและเครื่องมือที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้จริงกับสถานการณ์การทำงาน เพื่อเสริมสร้างความมั่นใจในการบริหารทีม เพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน และสนับสนุนให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนสู่ความสำเร็จได้อย่างยั่งยืนในยุคแห่งการเปลี่ยนแปลง

วัตถุประสงค์

      1.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความเป็นผู้นำและมีทักษะการเป็นผู้นำที่ดี สร้างทีมงานที่มีคุณภาพ ต้องกำหนดเป้าหมายของงานได้อย่างเหมาะสม

      2.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีแนวทางการสอนงานที่ถูกต้อง

      3.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับเหตุการณ์ต่างๆ ในการ ผลักดัน / ควบคุม / ดูแลงานให้สำเร็จตามเป้าหมายได้

      4.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมต้องมีความเข้าใจในงานของตนเองอย่างลึกซึ้ง สามารถ ตรวจสอบ / ประเมิน / และปรับปรุงแก้ไขงานได้ดี

รายละเอียดเนื้อหาของหลักสูตรฝึกอบรม

หัวข้อหลัก

      •      ต้องกำหนดเป้าหมายของงานได้อย่างเหมาะสม

      •      ต้องวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

      •      ต้องผลักดัน / ควบคุม / ดูแลงานให้สำเร็จตามเป้าหมายได้

      •      ต้องสามารถ ตรวจสอบ / ประเมิน / และปรับปรุงแก้ไขงานได้ดี

หัวข้อย่อย

      •      ความหมาย

      •      ความสำคัญ

      •      มีวิธีการ / การประเมินงาน อย่างไร

เนื้อหาหลักสูตร

ต้องกำหนดเป้าหมายของงานได้อย่างเหมาะสม

ความหมายของการกำหนดเป้าหมายของงาน

      คือ การกำหนดสิ่งที่เราต้องการจะได้มา ต้องการจะทำ หรือความต้องการอะไรก็แล้วแต่ที่เรามุ่งมั่นตั้งใจอย่างแน่วแน่เพื่อที่จะทำความตั้งใจเหล่านั้นให้สำเร็จ การมีเป้าหมายเป็นเหมือนการสร้างแรงบันดาลใจ เป็นพลังที่จะคอยกระตุ้นให้เราทำในสิ่งที่เราต้องการ แม้จะต้องเจอกับอุปสรรคหรือปัญหามากมายแค่ไหนก็ตาม

      เมื่อเรารู้ถึงเป้าหมายแล้ว เราต้องกำหนดเป้าหมาย เพราะการที่จะประสบความสำเร็จได้ ส่วนหนึ่งก็มาจากการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดไปเลยว่าจะสำเร็จตรงตามเป้าหมายในวัน เดือน หรือปีใด แต่ต้องสอดคล้องกับความเป็นจริงที่สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วย สุดท้ายแล้วถ้าตั้งเป้าหมายชีวิตไว้แต่ไม่ยอมลงมือทำสักที เป้าหมายที่ตั้งไว้ก็เป็นเพียงความฝันลม ๆ แล้ง ๆ ไม่มีวันเกิดขึ้นจริง ดังนั้นจึงต้องลงมือทำอย่างจริงจังด้วย

การกำหนดเป้าหมาย

      จำเป็นต้องพิจารณาข้อมูลเชิงเปรียบเทียบประกอบด้วย (Benchmark) การเปรียบเทียบเราสามารถกำหนดเป้าหมายเชิงเปรียบเทียบ ได้ดังนี้

            1.  กำหนดเป้าหมาย โดยเปรียบเทียบกับผลการดำเนินงานที่ผ่านมาของหน่วยงานตนเอง ซึ่งเป็นวิธีที่เราใช้กันอยู่เป็นประจำในปัจจุบัน เช่น ดูผลประกอบการในปีที่ผ่านมาในแต่ละเดือน แต่ละไตรมาส ดูผลประกอบการย้อนหลังไป 2-3 ปี เพื่อดูแนวโน้ม แล้วกำหนดเป็นเป้าหมาย

            2.  กำหนดเป้าหมาย โดยเปรียบเทียบกับผลการดำเนินงานของหน่วยงานอื่น เพื่อสร้างความท้าทาย และการแข่งขันระหว่างทีมงาน

            3.  กำหนดเป้าหมาย โดยเปรียบเทียบกับ กิจการของคู่แข่ง เช่น เปรียบเทียบจากส่วนครองตลาด การเติบโตของยอดขายและกำไรระหว่างกิจการของเรากับคู่แข่ง ผลการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้าที่มีเราและคู่แข่ง

            4.  กำหนดเป้าหมาย โดยเปรียบเทียบกับกิจการรูปแบบอื่น ที่มีบางกิจกรรมการดำเนินงานที่ใกล้เคียงกับเรา เช่น โรงพยาบาลต้องการปรับปรุงการให้บริการผู้ป่วยนอก หรือ OPD. และต้องการให้ผู้รับบริการรู้สึกผ่อนคลาย ไม่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เหมือนโรงพยาบาล เราอาจจำเป็นต้องไปสังเกตการให้บริการส่วนต้อนรับของโรงแรมระดับ 5 ดาว นำมากำหนดเป็นขั้นตอนการปฏิบัติ และใช้แนวทาง Moment of Truth ในการกำหนดเป้าหมายต่อไป (อ่านเพิ่มเติมได้จากบทความ การบริการด้วยใจที่มองเห็น) เป้าหมายที่ดีนั้นต้อง ท้าทาย (Challenge) เป้าหมายนี้มีความเป็นไปได้ และต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์พอสมควร

รูปแบบเป้าหมาย เป้าหมายอยู่ 3 รูปแบบ

            1.  เป้าหมายหลัก (essential goals) เป็นสิ่งจำเป็นในการดำเนินการเพื่อความก้าวหน้า กิจกรรมในทุกๆวันเพื่อการปรับปรุงเติมเต็มเพื่อผลสำเร็จ

            2.  เป้าหมายในการแก้ปัญหา(problem solving goals) จุดมุ่งหมายเพื่อความเหมาะสมหรือเงื่อนไขที่ต้องการ เป็นกิจกรรมจำเป็นเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงาน ความเหมาะสมหรือเงื่อนไขที่ต้องการ

            3.  เป้าหมายด้านนวัตกรรม(innovative goals) ทำบางสิ่งให้ดีขึ้นกว่าเดิม มิใช่กิจกรรมแก้ปัญหาแต่เป็นผลทางความคิดเกี่ยวกับการทำบางสิ่งให้ดีขึ้น กิจกรรมการทำแล้วทำให้ดีขึ้น เร็วขึ้น ถูกขึ้น ง่ายขึ้นหรือมีความปลอดภัยมากขึ้น

ความสำคัญของการกำหนดเป้าหมายของงาน

            การตั้งเป้าหมายเป็นองค์ประกอบสำคัญของการประสบความสำเร็จในทุกด้านของชีวิต ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาตนเอง ความก้าวหน้าในอาชีพการงาน หรือสุขภาพและความแข็งแรง การมีเป้าหมายที่ชัดเจนและชัดเจนจะช่วยกำหนดทิศทางและแรงจูงใจ ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะเจาะลึกถึงความสำคัญของการตั้งเป้าหมายและให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

            1.  ความชัดเจนและโฟกัส

            การตั้งเป้าหมายช่วยให้คุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ เมื่อคุณมีเป้าหมายเฉพาะในใจแล้ว การมุ่งเน้นความพยายามและตัดสินใจที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของคุณก็จะง่ายขึ้น ด้วยการขจัดสิ่งรบกวนและมุ่งสู่เป้าหมาย คุณสามารถใช้เวลา พลังงาน และทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

            2.  แรงจูงใจและแรงบันดาลใจ

            เป้าหมายทำหน้าที่เป็นตัวกระตุ้นที่ทรงพลัง พวกเขาทำให้คุณมีจุดมุ่งหมายและสร้างแรงบันดาลใจให้คุณดำเนินการ เมื่อคุณตั้งเป้าหมายที่ท้าทายแต่สามารถบรรลุได้ คุณจะผลักดันตัวเองให้ทำงานหนักขึ้น เอาชนะอุปสรรค และมุ่งสู่ความเป็นเลิศโดยธรรมชาติ การทบทวนและทบทวนเป้าหมายของคุณอย่างสม่ำเสมอช่วยให้แรงจูงใจของคุณมีชีวิตชีวาและผลักดันคุณไปสู่ความสำเร็จ

            3.  การวัดผลและติดตามความคืบหน้าได้

            การตั้งเป้าหมายทำให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างเป็นกลาง การแบ่งเป้าหมายออกเป็นเหตุการณ์สำคัญที่วัดผลได้ คุณจะสามารถประเมินความก้าวหน้าและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นไปพร้อมกันได้ กระบวนการวัดผลนี้ช่วยให้คุณมีความรับผิดชอบและให้ความรู้สึกถึงความสำเร็จที่จับต้องได้เมื่อคุณเข้าใกล้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการมากขึ้น

            4.  ทิศทางและการตัดสินใจ

            เป้าหมายเป็นแผนที่นำทางสำหรับการกระทำและการตัดสินใจของคุณ ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงาน ประเมินโอกาส และสร้างทางเลือกที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ระยะยาวของคุณ เมื่อเผชิญกับตัวเลือกต่างๆ การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ ซึ่งจะทำให้คุณเข้าใกล้วิสัยทัศน์แห่งความสำเร็จมากขึ้น

            5.  การเติบโตและการพัฒนาส่วนบุคคล

            การตั้งเป้าหมายไม่ได้เกี่ยวกับการบรรลุผลลัพธ์เฉพาะเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการเติบโตและการพัฒนาส่วนบุคคลด้วย กระบวนการมุ่งมั่นสู่เป้าหมายท้าทายให้คุณก้าวออกจากพื้นที่คุ้นเคย รับทักษะใหม่ๆ และเพิ่มพูนความรู้ของคุณ ตลอดการเดินทาง คุณจะได้รับประสบการณ์อันมีค่าและข้อมูลเชิงลึกที่นำไปสู่การเติบโตโดยรวมของคุณในฐานะปัจเจกบุคคล

            6.  การเอาชนะอุปสรรคและความยืดหยุ่น

            การตั้งเป้าหมายเตรียมคุณให้พร้อมเผชิญอุปสรรคและความพ่ายแพ้ด้วยความยืดหยุ่น เมื่อคุณเผชิญกับความท้าทาย เป้าหมายของคุณเป็นเครื่องเตือนใจว่าทำไมคุณถึงเริ่มต้นและทำให้คุณมีความมุ่งมั่นที่จะอดทน ด้วยการพัฒนากรอบความคิดที่ยืดหยุ่น คุณสามารถมองความพ่ายแพ้เป็นโอกาสในการเรียนรู้และเติบโต ซึ่งจะขับเคลื่อนคุณไปสู่ความสำเร็จในที่สุด

วิธีการตั้งเป้าหมาย

            1.  เขียนเป้าหมายของคุณให้ชัดเจน

            เขียนให้ละเอียดที่สุดว่าจุดหมายปลายทางคืออะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ยิ่งคุณสามารถเขียนเป้าหมายออกมาได้ชัดเจนมากยิ่งเป็นเรื่องดี เพราะจะช่วยให้คุณมองเห็นภาพของสิ่งที่คุณอยากจะประสบความสำเร็จได้ดี และมีพลังในการทำตามเป้าหมายมากยิ่งขึ้น

            2.  เป้าหมายที่ดีต้องท้าทาย

            เป้าหมายคือสิ่งที่คุณอยากจะทำมันให้สำเร็จ ดังนั้น การตั้งเป้าหมาย ที่ดีจึงต้องมีความท้าทาย เพื่อกระตุ้นให้คุณมีพลังในการทำสิ่ง ๆ นั้นให้สำเร็จ เพราะถ้าเป้าหมายของคุณคือสิ่งที่คุณทำได้อยู่แล้วหรือมีอยู่แล้ว ก็จะไม่มีแรงบันดาลใจในการทำมัน เป้าหมายที่ยากขึ้น ท้าทายขึ้น ยังเป็นอีกวิธีในการพัฒนาตนเองได้อีกด้วย

           3.  ต้องมีวิธีการที่จะไปให้ถึงเป้าหมาย

      เมื่อตั้งเป้าหมายแล้ว คุณต้องวางแผนวิธีการไปให้ถึงเป้าหมายให้ได้ด้วย เพราะถ้าคุณไม่รู้วิธีพิชิตเป้าหมาย เป้าหมายก็เป็นแค่ความฝันเท่านั้น เป้าหมายที่ดีควรมีความเป็นไปได้ที่จะทำมันให้สำเร็จ ซึ่งความเป็นไปได้ก็คือวิธีการ อย่างตัวอย่างที่ว่า อยากเก็บเงินให้ได้ 1 ล้านบาทภายในระยะเวลา 2 ปี หมายความว่าคุณต้องเก็บเงินให้ได้เดือนละ 41,667 บาท ในเวลา 24 เดือน ถ้าปัจจุบันคุณมีรายได้ 50,000 ต่อเดือน หักรายจ่ายแล้วมีเงินเก็บเดือนละ 30,000 บาท หมายความว่าคุณต้องหาวิธีการเพิ่มรายได้เพื่อเพิ่มเงินเก็บต่อเดือนให้ได้อีกเดือนละ 11,667 บาท ไม่ว่าจะเป็นการหารายได้เสริมจากงานพิเศษ หรือการลงทุนอื่น ๆ เพื่อทำตามเป้าหมาย เป็นต้น

          4.  ต้องวัดผลได้

      เป้าหมายที่ดีต้องวัดผลได้ เพื่อประเมิณดูความสำเร็จและความเป็นไปได้ที่คุณจะไปให้ถึงเป้าหมายในเวลาที่กำหนด เช่นเป้าหมายในการเก็บเงิน สมมติว่าผ่านมา 1 ปี เดือนที่ 13 คุณยังเก็บเงินได้เพียง 300,000 บาท ทั้ง ๆ ที่คุณควรจะมีเงินเก็บเกือบ ๆ 5 แสน เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมาย การวัดผลเป้าหมายแบบนี้ทำให้คุณรู้ว่าวิธีการที่คุณกำลังไปถึงเป้าหมายนั้นได้ผลมากน้อยเพียงใด และเมื่อไหร่ที่คุณต้องลองใช้แผนการอื่น ๆ เพื่อ Speed ตัวเองให้ไปถึงเป้าหมายให้ได้ทันเวลา

         5.  ต้องกำหนดเวลาพิชิตเป้าหมายไว้ชัดเจน

      การกำหนดเวลาในการทำเป้าหมายให้สำเร็จ ช่วยให้คุณโฟกัสกับเป้าหมายได้ดีขึ้น ไม่อย่างนั้นคุณก็จะไม่มีวินัยในตัวเอง การกำหนดเวลาก็เหมือนเป็นการวางกรอบให้คุณอยู่ในเส้นทางของการไปถึงเป้าหมาย ไม่ใช่ใช้ชีวิตและทำตามสิ่งที่ต้องการไปวัน ๆ

      การตั้งเป้าหมาย ควรเป็นสิ่งที่เราแน่วแน่อยากที่จะพิชิตผลลัพธ์ของเป้าหมายนั้นให้จนได้ ซึ่งหลักของการตั้งเป้าหมายที่ดี เป็นเครื่องมือสำคัญที่มีส่วนช่วยให้เราประสบความสำเร็จในการทำเป้าหมายได้ดีกว่า

ต้องวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความหมายของการวางแผนการทำงาน

      การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ หมายถึง การทำงานที่ได้ผลงานอย่างมีคุณภาพ โดยต้อง - ใช้เวลาน้อยที่สุด - สูญเสียพลังงานน้อยที่สุด - ผลลัพธ์ที่ได้มีคุณภาพและปริมาณสูงที่สุด

      การวางแผนอาจทำควบคู่ไปกับการกำหนดเป้าหมายในชีวิตเลยก็ได้ โดยอาจจะให้กำหนดออกมาว่า วันนี้เราต้องทำอะไร เดือนหน้าเราต้องทำอะไรต่อ ให้เขียนเป้าหมายไว้เป็นข้อย่อย อาจดูเหมือนเป็นเรื่องยิบย่อย แต่เป้าหมายย่อย ๆ เล็ก ๆ เหล่านี้ ล้วนแล้วแต่ส่งต่อให้ไปถึงเป้าหมายใหญ่ทั้งนั้น เหมือนกระจายงานทำทีละเล็กละน้อย พอรวมกันเข้าก็จะกลายเป็นเป้าหมายใหญ่ ทั้งนี้ทั้งนั้นการวางแผนจะต้องสอดคล้องกับการกำหนดเป้าหมายในการทำให้สำเร็จตามที่วางไว้ด้วย

ความสำคัญของการวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของการวางแผน (Significance of Planning)

      •   เป็นการลดความไม่แน่นอนและปัญหาความยุ่งยากซับซ้อนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

      •   ทำให้เกิดการยอมรับแนวคิดใหม่ๆ เข้ามาในองค์การ

      •   ทำให้การดำเนินการขององค์การบรรลุตามเป้าหมายที่ปรารถนา

      •   เป็นการลดความสูญเปล่าของหน่วยงานที่ซับซ้อน

      •   ทำให้เกิดความแจ่มใสชัดในการดำเนินงาน ไม่มีองค์การใดที่ประสบความสำเร็จได้โดยปราศจากการวางแผน

      ดังนั้นการวางแผนจึงเป็นภารกิจอันดับแรกที่มีความสำคัญของกระบวนการจัดการที่ดี

การวางแผนมีอยู่ด้วยกัน 2 ประเภทหลัก ๆ ดังนี้

      ประเภทที่1 การวางแผนเพื่ออนาคต เป็นการวางแผนสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตหรือกำลังจะเกิดขึ้น บางอย่างเราไม่สามารถควบคุมสิ่งนั้นได้เลยแต่เป็นการเตรียมความพร้อมของเราสำหรับสิ่งนั้น

      ประเภทที่ 2 การวางแผนเพื่อการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเป็นการวางแผนเพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพที่เกิดขึ้นในปัจจุบันเพื่อสภาพที่ดีขึ้น ซึ่งเราสามารถควบคุมผลที่เกิดในอนาคตได้ด้วยการเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ปัจจุบัน

ประเภทของการวางแผน แยกออกตามแนวความคิดพื้นฐานโดยใช้มิติต่าง ๆ เป็นเกณฑ์ดังนี้

      1.  จำแนกตามเวลา

            •   การวางแผนระยะสั้น

            •   การวางแผนระยะปานกลาง

            •   การวางแผนระยะยาว

      2.  จำแนกตามระดับการจัดการ

            •   การวางแผนกลยุทธ์

            •   การวางแผนบริหาร

            •   การวางแผนปฏิบัติการ

      3.  จำแนกตามระดับโครงสร้างการบริหารงาน

      4.  จำแนกตามหน้าที่การงาน

            •   การวางแผนด้านการผลิต

            •   การวางแผนด้านบุคลากร

            •   การวางแผนด้านการตลาด

            •   การวางแผนด้านการเงิน

ลักษณะของแผนที่ดี (Requirements of Good Plan) มีลักษณะดังนี้

            1.  แผนควรจะมีลักษณะชี้เฉพาะมากกว่าจะมีลักษณะกว้างหรือกล่าวทั่ว ๆ ไป

            2.  แผนควรจำแนกตามความแตกต่างระหว่างสิ่งที่รู้และสิ่งที่ยังไม่รู้ให้ชัดเจน

            3.  แผนควรมีการเชื่อมโยงอย่างเป็นเหตุผลและสามารถนำไปปฏิบัติ

            4.  แผนจะต้องมีลักษณะยืดหยุ่นและสามารถปรับพัฒนาได้

            5.  แผนจะต้องได้รับการยอมรับจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง

ลำดับขั้นในกระบวนการวางแผน

            1.  การกำหนดวัตถุประสงค์

            2.  พัฒนาข้อตกลงที่เป็นตัวกำหนดขอบเขตในการวางแผน

            3.  พิจารณาข้อจำกัดต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในการวางแผน

            4.  พัฒนาทางเลือก

            5.  ประเมินทางเลือก เพื่อเลือกสิ่งที่เป็นไปได้สูงสุด

            6.  เปลี่ยนแปลงแผนสู่การปฏิบัติ

วิธีการวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

            1.  ตั้งเป้าหมายและวางแผนก่อนลงมือทำ

                  •   ตั้งเป้าหมายในการทำงาน

                  ก่อนที่จะเริ่มต้นการทำงานทุกครั้งต้องตั้งเป้าหมายการทำงานล่วงหน้า เป็นเป้าหมายที่ชัดเจน ทั้งระยะสั้น ระยะกลาง ระยะยาว การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้การทำงานมีทิศทางที่จะมุ่งไป

                  •   เริ่มวางแผนตารางเวลา

                  เมื่อได้รับงานมาทั้งงานแบบระยะสั้นและระยะยาว สิ่งแรกที่ควรทำคือ การจัดตารางงานโดยการแบ่งงานและจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และส่งผลต่อเป้าหมายของคุณและบริษัท

                  •   การจัดลำดับความสำคัญ

                  วิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นมีหลากหลายแบบ แต่โมเดลที่คนนิยมใช้คือ Eisenhower Matrix หรือเจ้า Urgent-Important Matrix ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ส่วนตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนดังภาพ

วิธีการคือแบ่งตารางออกเป็นสี่ช่อง ได้แก่

            ช่องที่หนึ่ง คือ งานสำคัญและเร่งด่วน (Important and urgent) = เป็นงานสำคัญที่ต้องทำก่อนหากทำไม่เสร็จจะกระทบงานอื่นๆด้วย หรืองานที่ไม่ทำจะเกิดวิกฤตและเป็นปัญหาใหญ่

            ช่องที่สอง คือ งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important, but not urgent) = เป็นงานที่มีความสำคัญต่อชีวิตและมีผลต่อเป้าหมายอนาคต แต่ยังไม่มีความเร่งด่วน เช่น การวางแผนชีวิต วางแผนธุรกิจ การศึกษาด้านการลงทุน ซึ่งเป็นงานที่เราให้ความสำคัญแต่ยังไม่เร่งด่วนที่จะทำ มักเป็นงานที่ใช้เวลามากและเกี่ยวข้องกับเป้าหมายในระยะยาว เป็นงานที่ควรจะทำรองจากช่องที่หนึ่ง

            ช่องที่สาม คือ ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Urgent, but not important) = มักเป็นงานปลีกย่อยที่เข้ามาแทรกในแต่ละวัน เช่น โทรศัพท์ที่เข้ามา ตอบอีเมล อะไรที่ทำให้รู้สึกยุ่งโดยใช่เหตุ ควรมอบหมายให้คนอื่นทำแทนให้ถ้าทำได้

            ช่องที่สี่ คือ ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not important, not urgent) = งานที่ทำแล้วไม่เกิดผลอะไร เป็นสิ่งไม่จำเป็น ควรตัดทิ้งไป

จะเห็นได้ว่างานแต่ละงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน และมันส่งผลกับชีวิตคุณไม่เท่ากันด้วย เช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานขาย งานเช็คอีเมลก็ไม่สำคัญเท่าการเตรียมไอเดียพรีเซนต์การขายอย่างแน่นอน แต่หลายๆคนก็ยังเสียเวลามากมายในการเช็คอีเมลตลอดทั้งวันอยู่เสมอ ดังนั้นความสำคัญที่เราควรมองจริงๆจึงเป็นงานที่มีผลต่อการก้าวหน้าในสายอาชีพ ไม่ใช่งานที่ทำแล้วจบไปแต่ไม่มีผลสำคัญที่ใช้ประเมินได้กับองค์กรและตัวเอง

            1.  การแบ่งงาน

            เมื่อจัดลำดับได้แล้ว สิ่งต่อไปคือการแบ่งงานและจัดลงตารางเวลาที่คุณมี เพราะคนที่เก่งมักจะรู้ว่าเขาต้องทำอะไร เมื่อไหร่ และจะใช้พลังงานเท่าไหร่ให้ได้งานที่มีคุณภาพ ซึ่งวิธีแบ่งที่จะช่วยให้งานง่ายขึ้นได้แก่

                  -   แบ่งงานเป็นชิ้นย่อย ๆ : ลองนึกถึงงานก่อสร้าง 1 โปรเจค แน่นอนว่ามันย่อมมีขั้นตอนก่อสร้างมากมายตามลำดับ งานแต่ละชิ้นไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กก็ย่อมมีขั้นตอนย่อยเหมือนกัน การเลือกใช้เวลาที่เราแอคทีฟมากที่สุดกับชิ้นงานย่อยที่สำคัญนั้นจึงทำให้งานมีคุณภาพ และคุณยังไม่เสียเวลาไปกับงานย่อยที่สำคัญน้อยกว่าอีกด้วย

                  -   แบ่งเวลาสำหรับแต่ละงาน: จัดตารางเวลาว่าจะทำงานไหน ตอนไหน โดยเรียบเรียงให้ง่าย เพราะยิ่งจัดตารางได้ดี คุณก็ไม่ต้องเสียเวลาคิดตลอดทั้งวันว่าต้องทำอะไรต่อไป ซึ่งการลงตารางแบบนี้อาจจะวางเป็นทุกสัปดาห์ เพราะเป็นระยะเวลาที่พอเหมาะ และควรวางงานสำคัญในแต่ละวัน 3-5 งาน ซึ่งถือว่าไม่มากหรือน้อยเกินไป

หนึ่งสิ่งที่สำคัญคือ การพยายามอย่าผัดวันประกันพรุ่ง เพราะถ้าคุณเลื่อนหนึ่งงาน งานต่อ ๆไปก็จะถูกกระทบ การจัดตารางจึงควรมีช่วงเวลาว่างที่ยืดหยุ่นมากพอด้วย สำหรับงานที่อาจเข้ามากะทันหัน และงานอื่น ๆ ที่ทำไม่ทัน

            2.  เรียนรู้ 'ตัวเอง'

            การวางแผนที่ดีต้องมาพร้อมกับการประเมินความสามารถของตัวเอง เพราะถ้าคุณวางตารางว่างานไหนจะใช้เวลาเท่าไหร่ แต่ไม่สามารถทำงานให้เสร็จภายในเวลาได้ สิ่งที่ตามมาคือความเครียดที่อาจจะสะสมขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งคิดถึงงานที่ทำไม่เป็นไปตามตารางเวลา ก็ยิ่งเป็นการกดดันและไม่พอใจในตัวเองมากขึ้น สิ่งที่ต้องรู้เพื่อการวางเวลาให้เหมาะสมมากขึ้นได้แก่

                  -   รู้ลิมิต: คนแต่ละคนมีขีดจำกัดและข้อจำกัดในการทำงานไม่เหมือนกัน บางคนอาจทำงานดึกแล้วตื่นมาไม่มึนได้ แต่หลายคนมักจะเบลอจากการทำงานล่วงเวลา จนทำให้ไม่สดใสในวันต่อไป คิดอะไรไม่ค่อยออก ส่งผลให้สมองและพลังงานลดลงจนทำงานได้มีประสิทธิภาพลดลง การรู้ลิมิตที่เหมาะสมจึงจำเป็น

                  -   รู้เป้าหมาย: คนทำงานได้ดีส่วนใหญ่มักรู้ว่าตัวเองทำงานชิ้นนั้นไปเพื่ออะไร มันตอบโจทย์อะไรกับหน้าที่การงานในอนาคต และรู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานอยู่เสมอ แม้จะเป็นเรื่องยากที่จะหนีจากอาการหมดไฟ แต่การมีเป้าหมายชัดเจนในงาน จะทำให้คุณสามารถกลับมาทำงานได้ตรงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น พอเข้าใจตัวเองแล้ว เทคนิคทำงานที่คุณควรสนใจต่อไปคือ

                  -   รู้จักพัก: การหักโหมกับงานมากเกินไปทำให้หมดไฟและเครียดสะสมได้ คุณจึงควรพักช่วงสั้นในระหว่างทำงานเพื่อรีเฟรชสมองและสายตาก่อนจะพร้อมลุยงานต่อไป

                  -   รู้จักปฏิเสธให้เป็น: การปฏิเสธในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการไม่รับงานใด ๆ แต่หมายถึงการเลือกงานและเวลาให้เหมาะสม เพราะบางครั้งที่เพื่อนร่วมงานขอให้คุณช่วยทำงานพร้อมบอกว่าเร่งด่วน ความจริงแล้วมันอาจจะไม่เร่งด่วนขนาดนั้น ในกรณีนี้ การขอเวลาอีกสัก 15 นาทีรอให้ทำงานปัจจุบันเสร็จก่อนก็ดีต่อความต่อเนื่องและประสิทธิภาพมากกว่า

            3.  สภาพแวดล้อมการทำงาน

                  สิ่งรบกวนมากมายต่างอยู่ในที่ทำงานโดยที่คุณเลือกไม่ได้ ทั้งเพื่อนร่วมงานที่พูดคุยกัน เสียงคุยโทรศัพท์ เสียงแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย หรือเสียงประกาศใด ๆ ก็ตาม ซึ่งทำให้เสียสมาธิได้ง่ายมาก ยิ่งเฉพาะตอนที่คุณกำลังโฟกัสกับงานเต็มที่ การกลับมาโฟกัสเต็มที่อีกรอบยิ่งยากขึ้นไปใหญ่ การปรับสภาพแวดล้อมโดยตัดสิ่งรบกวนจะช่วยทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น การลงทุนซื้อหูฟังตัดเสียงเพื่อป้องกันเสียงรบกวน การปิดแจ้งเตือนโทรศัพท์ของคุณชั่วคราว และออกจากอีเมล เป็นต้น

            4.  สมาธิและโฟกัส

                  วิธีการเพิ่มความสามารถในการโฟกัสนอกจากการตัดสิ่งรอบตัวแล้ว ยังมีวิธีการช่วยพัฒนาสมองและสติได้ดังนี้

                  •   นั่งสมาธิ: การนั่งสมาธิในช่วงเวลาสั้น ๆ ทำให้คุณมีสติ เพิ่มความสามารถในการโฟกัส ทำให้ไม่วอกแวกง่าย และสามารถนั่งทำงานได้นานขึ้น

                  •   นอนให้เพียงพอ: การนอนหลับเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อสมองและความสดชื่น ลองสังเกตว่าวันไหนที่นอนไม่พอ สมองก็อาจจะตื้อ ไม่สดใส ทำให้คิดงานไม่ออกด้วย

                  •   ออกกำลังกาย: การออกกำลังกายช่วยทำให้ร่างกายตื่นตัวและสดชื่น ทำให้สามารถทำงานได้แบบแอคทีฟมากขึ้น

                  •   กินอาหารที่ดี: อาหารมีส่วนสำคัญในการเติมพลังสมองและส่งผลต่อความแอคทีฟในแต่ละวัน เพราะอาหารบางประเภทเช่น Junk Food ก็ต้องใช้พลังงานในการย่อยเยอะ ทำให้อ่อนเพลียได้เร็วกว่าการกินผักและผลไม้ และยังมีเทรนด์การทานอาหารที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่าง IF (Intermittent Fasting) หรือการกินแบบจำกัดช่วงเวลาอีกด้วย

            5.  ติดต่อสื่อสาร

                  หลายครั้งที่เราคุยงานกับเพื่อนหรือเจ้านายแล้วไม่เข้าใจชัดเจนพอ หรือติดต่อแล้วมีความเข้าใจผิดพลาดทำให้งานออกมาไม่ตรงตามที่ต้องการ เราก็ต้องเสียเวลามากมายไปกับการแก้งานใหม่อีกรอบ ด้วยเหตุนี้การติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพจึงเข้ามาช่วยให้การทำงานราบรื่นมากยิ่งขึ้น โดยในปัจจุบัน เครื่องมือหลายอย่างก็ถูกพัฒนามาเพื่อช่วยเรื่องการสื่อสาร เช่น Project Management Tool ที่ทำให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพงานที่ทำไปพร้อมกัน เมื่อมีข้อสงสัยก็สามารถสอบถามผ่านออนไลน์ได้ง่ายขึ้น

                  นอกจากวิธีที่กล่าวมาทั้งหมดแล้ว ยังมีเทคนิคในการตั้งเป้าหมายและจัดตารางอีกมากมายซึ่งนำไปทดลองใช้ได้ทันที แต่อย่าลืมว่าทั้งหมดนี้จะมีประสิทธิภาพได้ขึ้นอยู่กับตัวคุณ ทั้งวินัยและความตั้งใจ เพราะการบริหารเวลาและจัดการแบ่งงานคือหนึ่งในทักษะที่ต้องใช้เวลาฝึกฝน ทดลองกับตัวเอง และดูว่าวิธีไหนมีประสิทธิภาพมากที่สุด ถ้าคุณพร้อมที่จะพัฒนาการทำงานแล้วก็ลองเริ่มปฏิบัติตามทีละข้อและลงมือทำตั้งแต่วันนี้กันเลย

ต้องผลักดัน / ควบคุมงาน / ดูแลงานให้สำเร็จตามเป้าหมายได้

ความหมายของการผลักดัน / ควบคุมงาน / ดูแลงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย

                  ผลักดัน มีความหมายว่า กระตุ้นหรือสนับสนุนบุคคลหรือการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กร ตลอดจนการให้ความร่วมมือกับองค์กรในทุกๆ ด้านอย่างสมัครใจและเต็มใจ ให้ก้าวหน้าหรือดำเนินไปอย่างที่ต้องการ

                  การควบคุม (Controlling)คือกระบวนการที่ผู้บริหารใช้ในการควบคุม ตามความหมายของ Roberto Mockler ได้กล่าวไว้ว่า การควบคุมหมายถึง ความพยายามอย่างเป็นระบบของผู้บริหารในการเปรียบเทียบผลการการปฎิบัติงานกับมาตรฐาน แผ่น หรือวัตถุประสงค์ได้กำหนดไว้ว่าผลการปฎิบัติอยู่ในเกณฑ์หรือมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้หรือไม่เพื่อที่จะได้ปรุงแก้ไข และเพื่อให้มั่นใจได้ว่าบุคคลและทรัพยากรขององค์กรได้ถูกใช้ในทางที่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามวัตถุประสงค์ขององค์กร (ความสำคัญของการควบคุม ทำให้งานนั้นเป็นไปตามแผนและได้มาตรฐานที่ได้กำหนดไว้

                  สามารถตรวจสอบวิธีการปฏิบัติงานว่าได้เป็นไปตามแผนหรือไม่ ถ้าผลการปฏิบัติงาน ไม่ดำเนินการไปตามแผน ก็สามารถนำมาปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น ทำให้สามารถตรวจสอบผลของการปฏิบัติงานว่าได้ดำเนินการไปถึงขั้นไหนแล้ว เพื่อที่จะ สามารถดำเนินในขั้นต่อไปได้ ทำให้ทราบถึงปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินงานว่าเป็นอย่างไร เกิดขึ้นเมื่อไร และควรแก้ไขอย่างไรต่อไป

กระบวนการควบคุม

                  1.  กำหนดมาตรฐาน

                  2.  การวัดผลการปฏิบัติงานจริง

                  3.  การเปรียบเทียบผลปฏิบัติงานจริงกับมาตรฐาน

                  4.  ปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่อง กำหนดมาตรฐานปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่องกเปรียบเทียบผลงานจริงกับมาตรฐานการวัดผลปฏิบัติงานจริงรูปกระบวนการควบคุม

ความสำคัญของการผลักดัน / ควบคุมงาน / ดูแลงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย

            การควบคุมที่มีประสิทธิภาพ การจัดการที่ดีนั้นหากมีการดำเนินการที่ดีเกี่ยวกับการวางแผนการจัดองค์กร จะมีประสิทธิภาพของการควบคุมจะมีมากขึ้นหากการเตรียมการใช้ด้านการควบคุมทำได้ดีย่อมจะส่งผลให้การจัดการในด้านอื่นๆมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเท่านั้น

            ความสำคัญของการควบคุม (the importance of control) หน้าที่การควบคุมมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับการวางแผนผู้บริหารใช้กระบวนการวางแผนเพื่อเตรียมการปฏิบัติการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรหน้าที่การควบคุมเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ใช้เพื่อพิจารณาว่า องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายหรือไม่ หน้าทีการควบคุมจะช่วยให้ผู้บริหารมีวิธีการที่จะปรับปรุงแผนและช่วยให้องค์การเผชิญกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลง

ประโยชน์ของการควบคุม

                  •   ทำให้งานต่างๆของแต่ละคนแต่ละหน่วยรวมถึงงานตามแผนระยะสั้นและระยะยาวยององค์การมีความสอดคล้องกัน

                  •   ทำให้การปฏิบัติ นโยบายและกฎเกณฑ์ข้อบังคับขององค์กรดำเนินไปในทิศทางเดียวกัน

ความจำเป็นหรือความสำคัญคือ

            1.  การควบคุมจะมีไว้เพื่อบังคับให้ผลงานเข้ามาตฐานตามที่กำหนดไว้

            2.  การควบคุมจะมีไว้เพื่อป้องกันรักษาทรัพย์สินของบริษัท

            3.  การความคุมจะมีไว้เพื่อบังคับให้คุณภาพของสินค้าหรือบริการให้ได้มาตฐาน

            4.  การควบคุมจะมีไว้เพื่อให้มีการจำกัดขอบเขตของผู้ปฏิบัติงานต่างๆ โดยที่มิต้องขออนุมัติจากผู้บริหารชั้นสูงอีกครั้งหนึ่ง

            5.  การควบคุมจะมีไว้เพื่อใช้วัดผลการปฏิบัติงานต่างๆที่กำลังปฏิบัติอยู่

            6.  การควบคุมจะมีไว้เพื่อใช้ประกอบในการวางแผนและกำหนดการปฎิบัติงานต่างๆ

            7.  การควบคุมจะมีไว้เพื่อช่วยให้ผู้บริหารชั้นสูงสามารถจัดความสมดุลในระหว่างแผนงานกลุ่มต่างๆ

            8.  การควบคุมจะจัดทำขึ้นเพื่อใช้สำหรับกระตุ้นเตือนจูงใจตัวบุคคลในองค์กร

วิธีการของการผลักดัน / ควบคุมงาน / ดูแลงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย

            1.  การควบคุมก่อนการปฏิบัติ เพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมต่างๆ ได้บรรลุความสำเร็จตามที่เราต้องการและดำเนินไปในทิศทางที่กำหนด

            2.  การควบคุมระหว่างการปฏิบัติ จะทำให้ผู้บริหารเกิดความมั่นใจ และเกิดความแน่ใจว่าสิ่งที่ได้ดำเนินการไปนั้นได้ผลตามที่หน่วยงานได้วางแผน

            3.  การควบคุมหลังการปฏิบัติงานสิ้นสุดลง ตรวจสอบวิธีการปฏิบัติงานว่าได้เป็นไปตามแผนหรือไม่ ถ้าผลการปฏิบัติงาน ไม่ดำเนินการไปตามแผน ก็สามารถนำมาปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น ทำให้สามารถตรวจส

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร