เทคนิคการบริหารเวลา และจัดลําดับความสําคัญของงาน ( Time Management for Supervisor )

         หลักในการบริหารจัดการ “เวลา” เป็นทรัพยากรที่มีค่าและมีความสําคัญต่อทุกคน ทั้งนี้เพราะธรรมชาติของเวลามีลักษณะพิเศษคือ เป็นทรัพยากรที่มีจํากัด ใช้แล้วหมดไปไม่สามารถซื้อเพิ่มได้ ไม่ว่า รวยหรือจนไม่สามารถเก็บเอาไว้ใช้ได้เวลาผ่านไปเรื่อยๆ ไม่หวนย้อนกลับมาอีก ท่านอาจจะเคยได้ยินมาบ้างว่า “เวลาเป็นสิ่งมีค่า หาซื้อไม่ได้” ตามหลักการของการปรับปรุงงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ตามหลักการ QCDSMEE การบริหารเวลา จึงเป็นส่วนหนึ่งของการเพิ่มประสิทธิภาพที่สําคัญใน 7 ด้านของ การบริหารงานที่มีประสิทธิภาพ

          การบริหารเวลา คือ การรู้จักวางแผนและจัดสรรเวลาในการทํางานอย่างถูกต้อง เหมาะสม ซึ่งไม่จําเป็นว่าจะต้องเป็นนักบริหารเท่านั้นที่จะสามารถบริหารเวลา ทุกคนก็สามารถทําได้เพียงแต่ต้องรู้จักที่จะแบ่งเวลา โดยจัดสรรเวลาของตนเองให้ถูกต้องและเหมาะสมตามวันเวลาที่กําหนดความจําเป็น ในการบริหารเวลาสําหรับผู้บริหารและหัวหน้างาน จึงมีความจําเป็นที่ต้องมี การบริหารเพื่อการใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด จะเห็นได้ว่าบุคคลที่มีความก้าวหน้าในชีวิตส่วนใหญ่ไม่มีใครนั่งเฉยๆ แต่ละคนต้องทํางานมากมายในแต่ละวัน และต้องรู้จักบริหารเวลา ความจําเป็นในการบริหารเวลามีดังนี้

                • เพื่อความสําเร็จของการบริหารงานและเป้าหมาย

                • การจัดเวลาเพื่อทําให้work smart, not work hard

                • สามารถพัฒนางานและตนเองสู่เป้าหมายตามเวลาที่กําหนด

                • จัดลําดับความสําคัญการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ

                • ทําแผนและข้อมูลการใช้เวลา ให้เหมาะสมกับงานและชีวิต

                • การพัฒนางาน การพัฒนาตน อายุงาน อายุคน

                • มีวินัยกับการใช้เวลา พยายามทํางานตามแผน/กําหนดการให้มากที่สุด

                • ตรวจสอบการใช้เวลา แผน ผล ประสิทธิภาพ และพยายามเตือนตัวเองไว้เสมอว่า ทําให้ดีกว่าได้หรือไม่

                • ถ้าเรารู้จักการใช้เวลาจะไม่มีคําว่าไม่มีเวลา

วัตถุประสงค์

     1. เพื่อสร้างจิตสํานึกและความเข้าใจถึงความสําคัญของการบริหารเวลาสําหรับหัวหน้างาน

     2. เพื่อสร้างแนวคิดในการบริหารเวลาอย่างเป็นระบบ

     3. เพื่อเสริมสร้างแนวคิดการป้องกัน การวิเคราะห์และแก้ไขปัญหา อย่างมีรูปแบบ

     4. เพื่อเป็นแนวทางในการปรับปรุงและพัฒนาหน่วยงาน ด้านเวลาในการทํางาน

     5. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความมั่นใจในการทํางานให้ทันเวลามากขึ้น

หัวข้อการอบรม 6 ชั่วโมง

ช่วงเช้า 09.00-12.00 น.

   หลักบริหารเวลา : การบริหารงานและเวลา

          1. การบริหารเวลาคืออะไร

          2. ความสําคัญของเวลาในระบบการผลิตและบริการสําหรับหัวหน้างาน

          3. การจําแนกงานเพื่อการบริหารเวลาสําหรับการบริหารทีมงาน

          4. การจัดลําดับและความเร่งด่วนของเวลาการทํางาน

          5. สาเหตุของปัญหาและการเสียเวลา

          6. เทคนิคการวางแผน และ วิธีจัดแบ่งเวลาในการทํางานสําหรับหัวหน้างาน

          7. หลักการบริหารเวลาแบบ Pareto และ PDCA

ช่วงบ่าย 13.00-16.00 น.

   หลักบริหารเวลา : เทคนิคการบริหารเวลาด้วยตนเองและกับผู้อื่น   

          8. 8 เทคนิคของการบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ

          9. แนวความคิดของการประยุกต์ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลเพื่อบริหารทีมงาน

          10. Workshop1: การทํางานเป็นทีมเพื่อแข่งกับเวลา

          11. Workshop2: คุณภาพ ถูกต้อง รวดเร็ว

          12. Workshop3: ระดมสมองเพื่อให้ทันเวลาและสําเร็จ

รูปแบบการสัมมนา

          1. การบรรยาย 40 %

          2. เกมส์ / กิจกรรมกลุ่ม / ฝึกปฏิบัติ Workshop และการนําเสนอผลงานกลุ่ม 50%

          3. กรณีศึกษา และดูภาพยนตร์ 10 %

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

          1.ผู้เข้าอบรมสามารถเรียนรู้และเข้าใจหลักการบริหารเวลาอย่างถูกต้อง

          2.ผู้เข้าอบรมสามารถนําหลักการไปประยุกต์ใช้กับงานของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          3.ผู้เข้าอบรมสามารถเรียนรู้การทํางานร่วมกับผู้อื่น

          4.ผู้เข้าอบรมมีจิตสํานึกเรื่องการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

          5.ผู้เข้าอบรมมีสํานึกการบริหารเวลามากขึ้น