หลักสูตร การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ยุค IT

หลักการและเหตุผล

              ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ ?  การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร  จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้า  และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร  เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ และในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุค IT หรือ ดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือ E-Document รวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflow แบบสำนักงานไร้กระดาษ ในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

              การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management – Council, Inc  ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 %  และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 %   และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based)  จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ จะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

วัตถุประสงค์

1.  ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการบริหารและจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

2.  ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

3.  ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

4.  ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หัวข้อการอบรม

วันที่ 1

Module # 1  ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)

                     1.  วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

                     2.  ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

                     3.  แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร

                     4.  เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

                     5.  การจัดเก็บเอกสารที่ดี และสิ่งที่พนักงานควรตระหนักในการจัดเก็บเอกสาร

                     6.  ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

                     7.  การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล

                     8.  การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ

                     9.  การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ

                     10.  การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

Module # 2  การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

                     1.  แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

                     2.  ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

                     3.  การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล

                     4.  สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล

                     5.  การรออกแบบระบบ Work Flow และเอกสาร E-Document

                     6.  ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

                     7.  การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร

                     8.  เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document

                     9.  แนะนำ Software ในตลาดและจากประสบการณ์ของวิทยากร

                     10.  สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

วันที่ 2  

ลงพื้นที่ในการบริหารจัดเก็บเอกสาร และแนวทางในการเก็บไฟล์แนะนำการปฏิบัติงานจากลักษณะการจัดเก็บเอกสารในปัจจุบัน(ON THE JOB TRAINING)

                     1.  ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

                     2.  การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล

                     3.  การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ

                     4.  การจัดเก็บแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

                     5.  สรุปแผนงานในการนำไปปรับใช้ในงานปัจจุบัน

รูปแบบการสัมมนา (แบบ ACTIVITY BASED LEARNING)

1.  การบรรยายแบบมีส่วนร่วม    

2.  การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง

3.  ลงพื้นที่จริง (On the job training)                     

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร