หลักสูตร การบริหารงานสารบรรณและเอกสารโครงการอย่างมืออาชีพ (Project Documentation & Correspondence Management)

     ในงานบริหารโครงการ เอกสารและงานสารบรรณถือเป็นหัวใจสำคัญของการควบคุมงาน การสื่อสาร และการบริหารความเสี่ยง เพราะเอกสารทุกฉบับไม่เพียงเป็นข้อมูลประกอบการทำงาน แต่ยังเป็นหลักฐานสำคัญทั้งในเชิงธุรกิจ กฎหมาย และข้อผูกพันตามสัญญา การจัดการเอกสารที่ไม่เป็นระบบ เช่น การขาดเอกสารสำคัญ การไม่ติดตามหนังสือโต้ตอบ หรือการจัดเก็บข้อมูลที่ค้นหาไม่ได้ อาจนำไปสู่ความล่าช้า ความเสียหายด้านต้นทุน การขาดโอกาสในการเรียกร้องสิทธิ์ หรือแม้แต่ข้อพิพาทระหว่างคู่สัญญาได้

     โดยเฉพาะในโครงการที่มีความซับซ้อนและมีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย เช่น เจ้าของโครงการ ผู้รับเหมา ที่ปรึกษา และผู้รับเหมาช่วง การสื่อสารผ่านเอกสารอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น มีความโปร่งใส และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ

     หลักสูตร การบริหารงานสารบรรณและเอกสารโครงการอย่างมืออาชีพ (Project Documentation & Correspondence Management) จึงถูกออกแบบขึ้นเพื่อพัฒนาความรู้และทักษะในการบริหารจัดการเอกสารโครงการอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การจัดทำทะเบียนเอกสาร การจัดเก็บและติดตามเอกสาร การเขียนจดหมายโครงการในสถานการณ์ต่าง ๆ ตลอดจนการจัดเตรียมเอกสารรองรับการเปลี่ยนแปลงงาน การขยายเวลา (EOT) และข้อเรียกร้อง (Claims) เพื่อช่วยลดความเสี่ยง เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารโครงการ และสร้างความพร้อมในการปกป้องผลประโยชน์ขององค์กรอย่างมืออาชีพ

วัตถุประสงค์

     1.      เข้าใจระบบงานสารบรรณและเอกสารโครงการ 

     2.      สามารถจัดเก็บ ค้นหา และติดตามเอกสารได้อย่างเป็นระบบ 

     3.      สามารถจัดทำและโต้ตอบจดหมายโครงการได้อย่างถูกต้อง 

     4.      เข้าใจเอกสารสำคัญในแต่ละช่วงของโครงการ 

     5.      ลดความเสี่ยงด้านเวลา ต้นทุน และข้อพิพาทจากการขาดเอกสาร

ความสำคัญของเอกสารในงานโครงการ

     •      เอกสารคือหลักฐานทางธุรกิจและกฎหมาย 

     •      ความเสียหายที่เกิดจากเอกสารไม่ครบ 

     •      Case Study ความเสียหายจากการไม่ออกจดหมาย 

ประเภทเอกสารในโครงการ

     •      Contract Documents 

     •      Technical Documents 

     •      Commercial Documents 

     •      Correspondence Documents 

     •      Site Documents 

ระบบสารบรรณโครงการ

     •      Incoming Documents 

     •      Outgoing Documents 

     •      Internal Documents 

การจัดทำทะเบียนเอกสาร (Document Register)

     •      Document Numbering 

     •      Revision Control 

     •      Distribution List 

Module 2 Project Records & Filing System การจัดเก็บเอกสารและบันทึกโครงการอย่างเป็นระบบ

เอกสารที่ต้องมีในทุกโครงการ

Project Initiation

     •      Project Charter 

     •      Contract 

     •      Scope of Work 

     •      Kick-off Meeting 

Project Execution

     •      Minutes of Meeting 

     •      Daily Report 

     •      Weekly Report 

     •      Monthly Report 

     •      Site Record 

     •      Inspection Record 

Project Monitoring

     •      Issue Log 

     •      Risk Register 

     •      Action Tracking Log 

Project Closing

     •      Punch List 

     •      Handover Document 

     •      Project Closing Report 

เทคนิคการจัดเก็บเอกสาร

     •      Hard Copy Filing 

     •      Electronic Filing 

     •      Shared Drive Structure 

     •      Cloud Document Control 

Module 3 Professional Business Correspondence การเขียนจดหมายและการโต้ตอบทางธุรกิจในงานโครงการ

หลักการเขียนจดหมายโครงการ

     •      Clear 

     •      Concise 

     •      Complete 

     •      Correct 

ประเภทจดหมายสำคัญ

จดหมายแจ้งเตือน

     •      Delay Notice 

     •      Warning Letter 

     •      Non-Compliance Notice 

จดหมายขอข้อมูล

     •      Request for Information (RFI) 

จดหมายตอบข้อซักถาม

     •      Clarification Letter 

จดหมายยืนยัน

     •      Confirmation Letter 

จดหมายสงวนสิทธิ์

     •      Reservation of Rights 

จดหมายเรียกร้อง

     •      Claim Letter 

เทคนิคการติดตามจดหมาย

     •      Correspondence Register 

     •      Response Tracking 

     •      Outstanding Letter Log 

     •      ผู้รับเหมาติดปัญหาล่าช้า 

     •      ลูกค้าเปลี่ยนแบบ 

     •      ขอข้อมูลเพิ่มเติมจากคู่สัญญา 

Module 4 Documentation for Change Management & Claims

การจัดการเอกสารเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง การขยายเวลา และข้อเรียกร้อง

Change Management Process

     •      Scope Change 

     •      Time Change 

     •      Cost Change 

เอกสารสำคัญที่ต้องจัดเก็บ

Time Impact

     •      Delay Log 

     •      Change Log 

     •      Progress Record 

     •      Weather Record 

     •      Material Shortage Record 

Cost Impact

     •      Variation Order 

     •      Cost Revision 

     •      Additional Work Record 

     •      Subcontractor Replacement Record 

Scope Change

     •      Scope Change Request 

     •      Client Instruction 

     •      Variation Confirmation 

การขอขยายเวลา (EOT)

     •      เหตุสุดวิสัย 

     •      ภัยธรรมชาติ 

     •      ขาดแคลนวัสดุ 

     •      โรคระบาด 

     •      ลูกค้าสั่งเปลี่ยนงาน 

การรวบรวมพยานหลักฐาน

     •      เอกสาร 

     •      ภาพถ่าย 

     •      E-mail 

     •      Minutes of Meeting 

     •      Site Records 

ผู้เข้าอบรมจะวิเคราะห์สถานการณ์โครงการจริง และกำหนดว่า

     •      ต้องออกจดหมายอะไร 

     •      ต้องเก็บหลักฐานอะไร 

     •      ต้องตอบกลับภายในกี่วัน 

     •      เอกสารใดเป็น Critical Evidence

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร