การบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ( Effective Filing and Recording )

หลักการและเหตุผล  ( Introduction )
     ทุกๆ องค์กร และหน่วยงานต่างๆ จะมีเอกสารมากมาย หลายประเภทเป็นจำนวนมากน้อยไม่เท่ากัน เอกสารนั้นๆ มีความสำคัญต่อการใช้งานที่แตกต่างกัน เอกสารบางอย่างเป็นหลักฐานสำหรับการอ้างอิงในวาระ และนิติกรรมต่างๆ การบริหารจัดการระบบ และวิธีการจัดระบบจัดเก็บเอกสารจะต้องใช้หลักการบริหาร  และการจัดเก็บเอกสารที่ดี มีระบบเพื่อความสะดวก รวดเร็ว ค้นหาได้ทันเวลาไม่เกิน 3 นาทีสำหรับการใช้งาน เพื่อลดความสุญเสียเวลา ค่าใช้จ่าย เอื้ออำนวยความสะดวกในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกหลายๆ มิติ เช่น การพัฒนาคน พัฒนาระบบ และการพัฒนาสิ่งอำนวยความสะดวกในการบริหารงานเอกสารได้อย่างเป็นรูปธรรม
    หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานตำแหน่งๆ ที่ต้องดูแลเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเล็คโทรนิคส์ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง
วัตถุประสงค์
   1.  เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร ได้อย่าเป็นระบบและเป็นมาตรฐานเดียวกันของการใช้งานในหน่วยงาน
   2.  เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ และมีทักษะการจัดการระบบการบริหารงานเอกสารและระบบจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและมีผลสำเร็จการบริหารจัดการได้เป็นรูปธรรม

หัวข้ออบรม
   1.  ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสารในหน่วยงานที่ประสิทธิภาพ
   2.  การรวบรวม วิเคราะห์ แยกแยะ จัดระบบปัญหาการบริหารและจัดเก็บเอกสาร
            -    ระบบการพัฒนาบุคลากร
            -    การกำหนดระบบที่ควนนำไปใช้
            -    การบริหารจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก
WORKSHOP  :   แบ่งกลุ่มระดมความคิด สรุปปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น นำมารวบรวม วิเคราะห์     แยกแยะ จัดระบบปัญหาการบริหารและจัดเก็บเอกสารให้ครบทุกมิติของสร้างระบบ
   3.  วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน
   4.  10 หมวดสากลของการจัดประเภทของการจัดเก็บเอกสารและการประยุกต์ใช้ในสำนักงาน
   5.  เทคนิคการสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นรูปธรรม
            -    มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
            -    ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา
            -    การใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล
   6.  ขั้นตอนและวิธีการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
            -    การวิเคราะห์เอกสารก่อนดำเนินการจัดเก็บ
            -    การแยกแยะ จัดประเภทของเอกสารตามหลักสากล
            -    การจัดเรียงแฟ้มเอกสาร
            -    การจัดทำดรรชนีเอกสาร/แฟ้มรายชื่อ (Index)
            -    การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับ ชื่อเรื่อง แยกสีกลุ่มแฟ้ม
            -    การจัดระบบการยืม-การคืนเอกสารสำหรับการใช้งาน
WORKSHOP: ฝึกวิเคราะห์เอกสารของตนเองอย่างน้อย 1-2 แฟ้ม สำหรับการพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร และกำหนดแผนงานพัฒนาแฟ้มเอกสารของตนเองให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดใหม่ และเป็นทิศทางเดียวกัน
   7.  ข้อควรปฏิบัติการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ของการกำหนดอายุเอกสาร ระยะเวลาการจัดเก็บ และการสร้างระบบควบคุมการบริหารงานเอกสาร (Document System Control) ของหน่วยงาน
   8.  ถาม-ตอบ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

ไทย

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร

ชื่อหน่วยงาน/บริษัท:	SeminarDD Academy
ชื่อผู้ประสานงาน:	ผู้จัดงาน
เบอร์โทรศัพท์ :	094-489-6364