หลักสูตร การบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ( Effective Filing and Recording )

หลักการและเหตุผล  ( Introduction )

     ทุกๆ องค์กร และหน่วยงานต่างๆ จะมีเอกสารมากมาย หลายประเภทเป็นจำนวนมากน้อยไม่เท่ากัน เอกสารนั้นๆ มีความสำคัญต่อการใช้งานที่แตกต่างกัน เอกสารบางอย่างเป็นหลักฐานสำหรับการอ้างอิงในวาระ และนิติกรรมต่างๆ การบริหารจัดการระบบ และวิธีการจัดระบบจัดเก็บเอกสารจะต้องใช้หลักการบริหาร  และการจัดเก็บเอกสารที่ดี มีระบบเพื่อความสะดวก รวดเร็ว ค้นหาได้ทันเวลาไม่เกิน 3 นาทีสำหรับการใช้งาน เพื่อลดความสุญเสียเวลา ค่าใช้จ่าย เอื้ออำนวยความสะดวกในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกหลายๆ มิติ เช่น การพัฒนาคน พัฒนาระบบ และการพัฒนาสิ่งอำนวยความสะดวกในการบริหารงานเอกสารได้อย่างเป็นรูปธรรม

    หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานตำแหน่งๆ ที่ต้องดูแลเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเล็คโทรนิคส์ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง

วัตถุประสงค์

   1.  เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร ได้อย่าเป็นระบบและเป็นมาตรฐานเดียวกันของการใช้งานในหน่วยงาน

หัวข้ออบรม

   1.  ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสารในหน่วยงานที่ประสิทธิภาพ

   2.  การรวบรวม วิเคราะห์ แยกแยะ จัดระบบปัญหาการบริหารและจัดเก็บเอกสาร

            -    ระบบการพัฒนาบุคลากร

            -    การกำหนดระบบที่ควนนำไปใช้

            -    การบริหารจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก

WORKSHOP  :   แบ่งกลุ่มระดมความคิด สรุปปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น นำมารวบรวม วิเคราะห์     แยกแยะ จัดระบบปัญหาการบริหารและจัดเก็บเอกสารให้ครบทุกมิติของสร้างระบบ

   3.  วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน

   4.  10 หมวดสากลของการจัดประเภทของการจัดเก็บเอกสารและการประยุกต์ใช้ในสำนักงาน

   5.  เทคนิคการสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นรูปธรรม

            -    มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร

            -    ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา

            -    การใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล

   6.  ขั้นตอนและวิธีการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

            -    การวิเคราะห์เอกสารก่อนดำเนินการจัดเก็บ

            -    การแยกแยะ จัดประเภทของเอกสารตามหลักสากล

            -    การจัดเรียงแฟ้มเอกสาร

            -    การจัดทำดรรชนีเอกสาร/แฟ้มรายชื่อ (Index)

            -    การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับ ชื่อเรื่อง แยกสีกลุ่มแฟ้ม

            -    การจัดระบบการยืม-การคืนเอกสารสำหรับการใช้งาน

WORKSHOP: ฝึกวิเคราะห์เอกสารของตนเองอย่างน้อย 1-2 แฟ้ม สำหรับการพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร และกำหนดแผนงานพัฒนาแฟ้มเอกสารของตนเองให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดใหม่ และเป็นทิศทางเดียวกัน

   7.  ข้อควรปฏิบัติการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ของการกำหนดอายุเอกสาร ระยะเวลาการจัดเก็บ และการสร้างระบบควบคุมการบริหารงานเอกสาร (Document System Control) ของหน่วยงาน

   8.  ถาม-ตอบ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

สัมมนานี้ได้รับประกาศนียบัตร