หลักการและเหตุผล

แม้ว่าในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำนักงานสำคัญ ที่มีการนำมาใช้ในทุกองค์กร แต่ปัญหาสำคัญที่พบบ่อยโดยทั่วไปคือ ผู้ใช้คอมพิวเตอร์จะค้นหาไฟล์ที่บันทึกไว้ไม่พบ หรือเสียเวลานานในการค้นหา ทั้งนี้ นอกจากทักษะของผู้ใช้แต่ละคนแล้ว การตั้งชื่อไฟล์ การตั้งชื่อโฟลเดอร์ ตลอดจนการบริหารจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลนั้น ยังขาดความเป็นระบบระเบียบ ทำให้ไม่สามารถเลือกใช้ข้อมูลที่จำเป็นได้ในเวลาที่ต้องการ

นอกจากนี้ งานที่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะเป็นงานที่มีลักษณะคล้ายๆ กันในแต่ละวัน แต่ผู้ใช้ก็ต้องทำงานลักษณะเดิมๆ ซ้ำซ้อน แทนที่จะสร้างแม่แบบ (Master Template) ให้สามารถใช้งานได้สะดวก หรือการออกแบบการจัดเก็บฐานข้อมูล ที่สามารถเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในการประมวลผลได้ตลอดเวลา สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นเหตุให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์ที่มีศักยภาพสูงนั้น ใช้งานได้ไม่ต่างไปจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาทั่วไป

ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน ทั้งฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์ และเครือข่ายออนไลน์ ทำให้องค์กรต่างๆ มีตัวเลือกมากขึ้น “ไม่สำคัญว่าเทคโนโลยีนั้นจะถูกออกแบบมาเพื่อเราหรือไม่? แต่สิ่งสำคัญคือ เราจะใช้เทคโนโลยีนั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อเรา ได้หรือไม่?”การสร้างระบบงานที่ดี จะช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดปริมาณเอกสารที่เป็นกระดาษ แก้ไขปัญหาข้อมูลสูญหายลดเวลาในการค้นหา และเป็นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีมาช่วย โดยเฉพาะเทคโนโลยีที่องค์กรมีอยู่ แต่ยังใช้ประโยชน์ได้ไม่คุ้มค่า  ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้รวดเร็วมากขึ้น 

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้สามารถจัดการเอกสารและข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. เพื่อเป็นการนำอุปกรณ์สำนักงานสมัยใหม่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
3. เพื่อเรียนรู้การนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) มาช่วยในการบริหารงานเอกสาร
4. เพื่อสร้างระบบงานให้รองรับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในปัจจุบัน

หัวข้อการฝึกอบรม

1. โครงสร้างการจัดเก็บ Files ในคอมพิวเตอร์ และการทำ Index อย่างเป็นระบบ
2. ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ และวิธีการแก้ปัญหาวิเคราะห์
3. ความสำคัญของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเครือข่ายสังคมออนไลน์
4. ประโยชน์ของSocial Media และการประยุกต์ใช้งานในองค์กร
5. ปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบอยู่เสมอในการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ
6. การบริหารการจัดเก็บเอกสารที่เป็น Soft Copy (ไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์)

-           โครงสร้างของระบบไฟล์ในคอมพิวเตอร์

-           โฟลเดอร์และการบริหารจัดการโฟลเดอร์

-           การตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้น สำหรับโปรแกรมสำนักงาน

-           ระบบการค้นหาไฟล์เอกสาร

1. ระบบสำนักงานไร้กระดาษ (PaperlessOffice) เพื่อลดการใช้กระดาษในองค์กร

-           การออกแบบและพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารอิเลคทรอนิคส์ (e-Documents)

-           ตัวอย่างการสร้างแบบฟอร์มอัจฉริยะ (e-Form)

-           การสร้างแม่แบบเอกสาร (Documents Template)

1. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation : OA)

-           ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง

-           การรับ-ส่งแฟกซ์ด้วยคอมพิวเตอร์ผ่าน Fax Modem

-           บริการ Fax to Email

1. การประยุกต์การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

-           การใช้ Google Docs หรือ Office Online และโซลูชั่นออนไลน์อื่นๆ

-           การสร้างแบบสอบถามออนไลน์ และการประยุกต์ใช้งานจริง

-           การเก็บไฟล์ข้อมูลต่างๆ ผ่านระบบ Cloud Drive

-           การพิมพ์งานผ่านระบบ Google Cloud Print จากที่ใดก็ได้ ไปออกที่ใดก็ได้

10. เทคนิคการเข้าถึงไฟล์เอกสารแบบออนไลน์ และการใช้งานร่วมกัน

-           การเข้าถึงไฟล์เอกสารออนไลน์ผ่านคอมพิวเตอร์ แท๊ปเล็ต โทรศัพท์มือถือ ฯลฯ

1. QR Code และการประยุกต์ใช้งาน
2. URL Shortenerแปลง URL แบบยาวๆ ให้สั้น เพื่อสะดวกในการใช้งาน

11. ข้อพึงระวังจากการใช้เทคโนโลยี

12. เก็บตกจากประสบการณ์จริงของวิทยากร

13. สรุปการบรรยาย / ถาม-ตอบข้อซักถาม

พร้อมมอบ ใบประกาศนียบัตร  รับรองโดย  บริษัท เทรนนิ่งเบย์ จำกัด